Chi phí được trừ thuế TNDN: hóa đơn, chứng từ, chuyển khoản

Một khoản chi hợp lý về kinh doanh vẫn có thể bị loại khỏi chi phí tính thuế nếu thiếu hóa đơn, thiếu chứng từ chuyển khoản hoặc thuộc danh mục không được trừ. Hậu quả là thu nhập tính thuế tăng và số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp tăng theo, cùng với nguy cơ bị tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế điều chỉnh.

Trả lời nhanh: khoản chi được trừ khi đáp ứng ba điều kiện (thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từng lần từ 05 triệu đồng trở lên) và không thuộc nhóm không được trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Chi phí nào được trừ khi tính thuế TNDN?

Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ba điều kiện cùng lúc:

Chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Khoản chi cũng không được thuộc danh mục tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025) quy định thêm hồ sơ cho một số khoản chi đặc thù: chi đào tạo cần quyết định cử người học và văn bằng hoặc giấy xác nhận học, bên cạnh hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính có quy định; khoản tài trợ cần biên bản xác nhận theo Mẫu số 01/TNDN; tổn thất do thiên tai cần biên bản kiểm kê và bảng kê xuất nhập tồn.

Hóa đơn, chứng từ hợp lệ gồm những gì?

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (xem bài hóa đơn điện tử của doanh nghiệp). Với phía mua, có ba điểm cần nhớ:

Hóa đơn từ máy tính tiền: khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (tra được thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (điểm c khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Mua của người không có hóa đơn: chỉ trong các trường hợp điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê (nông, lâm, thủy sản do người sản xuất trực tiếp bán ra; sản phẩm thủ công; phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân; hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng). Khi đó cần chứng từ chi trả tiền và Bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký.
Hóa đơn lập sai: xử lý bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; nội dung chi tiết nằm ở bài hóa đơn điện tử nêu trên.

Thanh toán không dùng tiền mặt: ngưỡng và các trường hợp đặc biệt

Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định:

Từng lần từ 05 triệu đồng trở lên: bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Nhiều lần cùng ngày: mua của một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được trừ khi có chứng từ không dùng tiền mặt (điểm c1).
Người lao động mua hộ: từ 05 triệu đồng trở lên, người lao động thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt thì vẫn được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ; có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép người lao động thanh toán; và doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động (điểm c2).
Chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí: được tính vào chi phí; khi thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán, kể cả khi đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ đó (điểm c3).

Ví dụ minh họa: lô hàng 12.000.000 đồng có hóa đơn nhưng trả tiền mặt không đáp ứng điều kiện; ba lần mua cùng người bán trong một ngày, mỗi lần 2.500.000 đồng (tổng 7.500.000 đồng) cũng cần chứng từ không dùng tiền mặt.

Chi phí không được trừ doanh nghiệp thường gặp

Khoản chi	Căn cứ tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Khoản chi không đủ điều kiện hóa đơn, chứng từ, thanh toán không dùng tiền mặt	Khoản 1 Điều 10
Tiền phạt vi phạm hành chính, kể cả tiền chậm nộp thuế	Khoản 2 Điều 10
Phần chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm	Điểm d khoản 4 Điều 10
Phần chi vượt 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ; khoản này cũng không được trừ nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc, kể cả khi còn nợ	Điểm đ khoản 4 Điều 10
Khấu hao tài sản cố định không dùng cho kinh doanh hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu; phần khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe (trừ ô tô kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn; ô tô làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô)	Khoản 6 Điều 10
Lương, thưởng đã hạch toán nhưng không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán; lương, thưởng không ghi cụ thể điều kiện, mức hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế	Điểm a, b khoản 8 Điều 10
Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao của thành viên không trực tiếp điều hành	Điểm d khoản 8 Điều 10
Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ; thuế thu nhập doanh nghiệp; thuế thu nhập cá nhân (trừ trường hợp hợp đồng lao động quy định lương không gồm thuế); tiền chậm nộp	Khoản 12 Điều 10
Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế; chi làm thêm giờ vượt mức pháp luật lao động; chi quảng cáo sản phẩm bị cấm	Khoản 22, 23 Điều 10

Lương, thưởng chưa chi hết hạn nộp hồ sơ quyết toán không được trừ, trừ khi doanh nghiệp trích lập quỹ lương dự phòng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện và không bị lỗ sau khi trích lập (điểm c khoản 8 Điều 10). Về nợ bảo hiểm bắt buộc, xem bài chậm đóng BHXH.

Làm thế nào để hạn chế chi phí bị loại khi quyết toán?

Đối chiếu bảng kê chi phí với hóa đơn và chứng từ chuyển khoản theo từng giao dịch từ 05 triệu đồng.
Kiểm tra các khoản mua hộ, công tác phí, phúc lợi, lương thưởng với quy chế tài chính, hợp đồng lao động.
Tách riêng các khoản không được trừ khi lập tờ khai; thuế suất và hạn quyết toán xem bài thuế TNDN 2026.

Thái Tín hỗ trợ gì về chi phí được trừ

Thái Tín là đầu mối giúp doanh nghiệp kiểm tra chứng từ trước kỳ quyết toán và kết nối đối tác kế toán, thuế xử lý hồ sơ:

Phân loại chi phí theo ba điều kiện và danh mục không được trừ để xác định khoản có nguy cơ bị loại.
Lập lộ trình bổ sung hóa đơn, hồ sơ kèm theo và kết nối đối tác chuyên môn lập hoặc điều chỉnh tờ khai quyết toán.

Quý khách gửi bảng kê chi phí tiêu biểu (đã ẩn thông tin nhạy cảm) và phương thức thanh toán đang dùng để Thái Tín lập lộ trình và kết nối đối tác chuyên môn phù hợp.

Hỏi đáp

Khoản chi muốn được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng điều kiện gì?

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15), ngoài các khoản không được trừ tại Điều 10, khoản chi phải đáp ứng ba điều kiện: chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Mua hàng 12 triệu đồng, có hóa đơn nhưng trả tiền mặt thì có được tính chi phí không?

Không đủ điều kiện. Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, và khoản chi không đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 9 là khoản không được trừ (khoản 1 Điều 10). Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực, 15/12/2025 (điểm b khoản 1 Điều 24).

Mua hàng của cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ không có hóa đơn thì xử lý thế nào?

Chỉ một số trường hợp được liệt kê tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (như nông, lâm, thủy sản do người sản xuất trực tiếp bán ra, phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, đồ dùng của hộ gia đình, cá nhân; hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng). Khi đó doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả tiền, Bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, và giao dịch trong ngày với từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Tiền phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp thuế có được tính vào chi phí được trừ không?

Không. Điểm b khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN và khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại các khoản tiền phạt vi phạm hành chính khỏi chi phí được trừ, gồm vi phạm luật giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, pháp luật về thuế (kể cả tiền chậm nộp thuế theo Luật Quản lý thuế) và các khoản phạt hành chính khác.

Chi phúc lợi cho người lao động được trừ tối đa bao nhiêu?

Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ khám chữa bệnh, hỗ trợ đi lại lễ tết, bảo hiểm tự nguyện và các khoản tương tự) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ (điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Một tháng lương bình quân bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng, hoặc chia cho số tháng hoạt động thực tế nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng (điểm d1).

Căn cứ pháp lý · ngày kiểm

Kiểm ngày 20/10/2026 · kiểm tra lại 18/01/2027 hoặc khi có văn bản sửa đổi. Nội dung là giải thích chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp.

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025; Công báo số 965 + 966 ngày 24/7/2025): Điều 9 (các khoản chi được trừ và không được trừ), khoản 1 Điều 19.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành và hiệu lực 15/12/2025; Công báo số 1737 + 1738 ngày 28/12/2025): Điều 9 (điều kiện chi được trừ, thanh toán không dùng tiền mặt, mua hàng không có hóa đơn), Điều 10 (khoản chi không được trừ: khoản 2 tiền phạt; điểm d khoản 4 phúc lợi; điểm đ khoản 4 bảo hiểm tự nguyện; khoản 6 khấu hao; khoản 8 chi cho người lao động; khoản 12 thuế; khoản 17 tài trợ; khoản 22, 23), điểm b khoản 1 Điều 24 (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực).
Thông tư 20/2026/TT-BTC (ban hành 12/3/2026, hiệu lực 12/3/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025; Công báo số 179 ngày 03/4/2026): Điều 3 (hồ sơ của các khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo điểm b, c khoản 1 Điều 9 Luật TNDN, như chi đào tạo, tài trợ, tổn thất do thiên tai).
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026): điểm c khoản 9 Điều 8 (hóa đơn từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp).
Nghị định 141/2026/NĐ-CP (29/4/2026) chỉ bổ sung khoản 15 Điều 4 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (miễn thuế theo doanh thu), không sửa Điều 9, Điều 10. Đã tra sửa đổi, thay thế ngày 20/10/2026: Luật TNDN được Luật 09/2026/QH16 bổ sung khoản 14a Điều 4 (miễn thuế), không đổi Điều 9; chưa thấy văn bản sửa đổi các điều dùng trong bài.