Hồ sơ giải thể doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì

Nhiều người nghĩ hồ sơ giải thể là một bộ giấy nộp một lần. Thực tế có hai lần nộp, ở hai thời điểm khác nhau, và phần lớn công sức nằm ở dữ liệu phía sau các giấy tờ: sổ sách, công nợ, hợp đồng, lao động.

Bài này liệt kê giấy tờ theo từng lần nộp và từng loại hình doanh nghiệp, kèm căn cứ. Phần cuối là danh sách tài liệu nội bộ nên gom trước — đây là danh sách chuẩn bị thực tế, không phải danh mục pháp lý bắt buộc.

Hồ sơ giải thể gồm mấy bộ, nộp khi nào?

Giữa hai lần nộp là giai đoạn thanh lý tài sản, trả nợ và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Đây thường là giai đoạn dài nhất.

Lần 1: giấy tờ gửi kèm quyết định giải thể

Theo khoản 1 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp gửi:

Kèm theo: phương án giải quyết nợ nếu doanh nghiệp còn nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán.

Nội dung bắt buộc của nghị quyết, quyết định giải thể

Theo khoản 1 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Lý do giải thể.
• Thời hạn, thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ.
• Phương án xử lý các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động.
• Họ, tên, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Nội dung bắt buộc của phương án giải quyết nợ

Phương án phải có tên, địa chỉ của chủ nợ; số nợ, thời hạn, địa điểm và phương thức thanh toán; cách thức và thời hạn giải quyết khiếu nại của chủ nợ (khoản 3 Điều 208). Phương án được gửi đến các chủ nợ và người có quyền, nghĩa vụ liên quan.

Sau khi nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh có 03 ngày làm việc để đăng tải, chuyển tình trạng doanh nghiệp sang “đang làm thủ tục giải thể” và báo cơ quan thuế (khoản 2 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Quyết định giải thể cũng phải được niêm yết tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Lần 2: hồ sơ đăng ký giải thể

Theo khoản 1 Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 3 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa bởi Điều 13 Nghị định 296/2026/NĐ-CP), hồ sơ gồm:

1. Thông báo về giải thể doanh nghiệp — Mẫu số 30, đã được thay bởi mẫu tại Thông tư 121/2026/TT-BTC.
2. Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp.
3. Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả thanh toán hết nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi có quyết định giải thể (nếu có).
4. Bản sao sổ đăng ký cổ đông — chỉ với công ty cổ phần không phải công ty niêm yết và không phải công ty đăng ký giao dịch chứng khoán.

Người đại diện theo pháp luật là người gửi hồ sơ (khoản 7 Điều 208).

Việc phải xong trước khi nộp lần 2

• Chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt các đơn vị này (khoản 4 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Chi nhánh, văn phòng đại diện cũng phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt (khoản 1 Điều 66).
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho cơ quan thuế; cơ quan thuế có 02 ngày làm việc để gửi ý kiến. Nếu cơ quan thuế từ chối do chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo cho doanh nghiệp (khoản 5 Điều 64). Phần quyết toán do đối tác kế toán, thuế thực hiện — xem Quyết toán thuế khi giải thể.
• Trả con dấu nếu doanh nghiệp dùng con dấu do cơ quan công an cấp (khoản 8 Điều 64).

Nếu không có ý kiến từ chối của cơ quan thuế, trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển tình trạng doanh nghiệp sang “đã giải thể” (khoản 5 Điều 64).

Tài liệu nội bộ nên gom trước

Danh sách này giúp lập đúng các giấy tờ ở trên. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đủ; cần đối chiếu theo tình trạng thực tế.

Với doanh nghiệp đông lao động, nhóm lao động và bảo hiểm xã hội thường nhiều việc nhất. Xem Giải thể doanh nghiệp đông lao động.

Lỗi hồ sơ hay gặp và cách tránh

• Biên bản họp thiếu thông tin tỷ lệ biểu quyết. Ghi rõ thành phần dự họp, tỷ lệ vốn góp hoặc số phiếu, kết quả biểu quyết.
• Danh sách chủ nợ không khớp sổ sách. Đối chiếu công nợ với từng bên, lưu chứng từ thanh toán.
• Quên chi nhánh, địa điểm kinh doanh. Tra cứu toàn bộ đơn vị phụ thuộc trước khi lập lộ trình.
• Dùng mẫu cũ. Lấy mẫu tại thời điểm nộp; Mẫu số 30 đã được thay năm 2026.
• Ký hợp đồng mới sau quyết định giải thể. Luật cấm, trừ hợp đồng để thực hiện giải thể (khoản 1 Điều 211).

Nếu doanh nghiệp đổi ý, trong 180 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận quyết định giải thể và khi tình trạng chưa chuyển sang “đã giải thể”, doanh nghiệp có thể gửi thông báo hủy bỏ quyết định giải thể (khoản 7 Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Thái Tín hỗ trợ gì với hồ sơ giải thể

• Kiểm tra tình trạng và rà danh mục giấy tờ theo loại hình, theo quy định hiện hành.
• Hỗ trợ chuẩn bị quyết định giải thể, biên bản họp, phương án giải quyết nợ, thông báo giải thể; chỉ ra phần cần bổ sung trước khi nộp.
• Điều phối đối tác kế toán, thuế cho báo cáo thanh lý và quyết toán; theo dõi phản hồi của cơ quan nhà nước.

Những người được nêu tại khoản 2 Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020 chịu trách nhiệm về tính trung thực của hồ sơ, vì vậy bên mình rà hồ sơ cùng doanh nghiệp trước khi ký. Cơ quan nhà nước xem xét và quyết định. Chi phí gồm phí dịch vụ, phí bên thứ ba và nghĩa vụ thuế còn tồn; báo giá sau khi kiểm tra tình trạng.

Hỏi đáp

Bài liên quan

Giải thể Giải thể công ty TNHH một thành viên: điều kiện, hồ sơ, các bước Giải thể Giải thể công ty cổ phần: nghị quyết ĐHĐCĐ, hồ sơ, sổ cổ đông Giải thể Quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp