Hóa đơn điện tử 2026: có mã, không mã, thời điểm, sai sót

Từ 01/7/2026, cùng lúc với Luật Quản lý thuế mới, khung pháp lý về hóa đơn điện tử chuyển sang Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần nắm ba việc: dùng loại hóa đơn nào, lập hóa đơn vào thời điểm nào và xử lý ra sao khi hóa đơn đã lập có sai sót.

Trả lời nhanh: khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ các trường hợp Điều 7 liệt kê. Doanh nghiệp mặc định dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế; nhóm ngành liệt kê và doanh nghiệp đáp ứng điều kiện hạ tầng, phần mềm được dùng hóa đơn không có mã. Hóa đơn lập vào thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, và hóa đơn sai xử lý bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế.

Doanh nghiệp nào phải dùng hóa đơn điện tử và đăng ký ra sao?

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ và xuất hàng cho vay, cho mượn. Trước khi dùng, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (khoản 3 Điều 4), chủ yếu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Điều 7 liệt kê các trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp thường gặp ba nhóm: góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế (khoản 5); tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (khoản 6); máy móc, thiết bị là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, được cho mượn không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu (khoản 7).

Hóa đơn có mã và không mã khác nhau thế nào?

	Hóa đơn có mã của cơ quan thuế	Hóa đơn không có mã
Ai dùng	Tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh, trừ nhóm dùng loại khác (điểm a khoản 1 Điều 6)	Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực liệt kê (điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải và các lĩnh vực khác); tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch điện tử với cơ quan thuế và có hạ tầng, phần mềm đáp ứng; trừ trường hợp rủi ro cao hoặc đăng ký dùng hóa đơn có mã (điểm b khoản 1 Điều 6)
Cách lập	Lập, ký số, gửi để cơ quan thuế cấp mã, rồi gửi người mua (Điều 12, khoản 3 Điều 15)	Lập bằng phần mềm, ký số, gửi người mua và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế (Điều 13, Điều 16)

Nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ ô tô, mô tô, xe máy, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách và một số dịch vụ khác) dùng hóa đơn từ máy tính tiền; nếu đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã thì không bắt buộc đăng ký thêm (điểm c khoản 1 Điều 6). Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng dùng hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu (điểm d khoản 1 Điều 6); xem bài thuế hộ kinh doanh từ 2026.

Lập hóa đơn vào thời điểm nào?

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hàng xuất khẩu: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (không kể tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).
Giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần: mỗi lần lập hóa đơn cho phần đã giao.
Xây dựng, lắp đặt (điểm c khoản 4): thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.

Hóa đơn phải ghi đủ nội dung tại khoản 1 Điều 10, trong đó có chữ ký số người bán, thời điểm lập, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã.

Chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế khi nào?

Hóa đơn có mã được gửi đến Hệ thống thông tin quản lý thuế để cấp mã, sau đó gửi người mua ngay; hóa đơn từ máy tính tiền gửi dữ liệu cuối ngày (khoản 3 Điều 15). Với hóa đơn không mã (khoản 3 Điều 16):

Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: gửi cùng lúc cho người mua và cơ quan thuế, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập.
Bảng tổng hợp dữ liệu: áp dụng cho bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán và một số trường hợp khác; gửi chậm nhất vào hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Cách gửi: gửi trực tiếp khi đáp ứng chuẩn kết nối hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Khi sự cố do bất khả kháng, người bán lập và gửi hóa đơn trong 03 ngày làm việc kể từ ngày khắc phục (khoản 5 Điều 14).

Hóa đơn đã lập sai xử lý thế nào?

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC phân hai nhóm:

Sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: người bán thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn.
Sai mã số thuế, tên hàng hóa hoặc quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác: người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế có dòng chữ ghi rõ hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế. Trước đó, người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.

Hóa đơn từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng, khi sai thì lập hóa đơn thay thế (điểm c khoản 1). Sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của một người mua trong tháng thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT. Khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn sai theo Mẫu số 01/TB-RSĐT, người bán kiểm tra và xử lý theo hai nhóm trên (khoản 3).

Doanh nghiệp tạm ngừng hoặc giải thể có được xuất hóa đơn không?

Có, trong các trường hợp nghị định liệt kê. Khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh khi doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế mà có thanh lý tài sản, hàng hóa cần hóa đơn, hoặc tạm ngừng kinh doanh nhưng cần hóa đơn để thực hiện hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng. Xem quyết toán thuế khi giải thể.

Thái Tín hỗ trợ gì về hóa đơn điện tử

Thái Tín là đầu mối giúp doanh nghiệp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn và kết nối đối tác kế toán, thuế thực hiện phần kê khai:

Xác định doanh nghiệp thuộc nhóm dùng hóa đơn có mã, không mã hay từ máy tính tiền.
Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn, lập lộ trình xử lý hóa đơn đã lập sai, chuẩn bị văn bản thỏa thuận và thông báo gửi cơ quan thuế.

Hóa đơn là điều kiện của chi phí được trừ, xem bài chi phí được trừ thuế TNDN. Quý khách gửi loại hình kinh doanh, hợp đồng bán hàng tiêu biểu và phần mềm hóa đơn đang dùng để Thái Tín lập lộ trình và kết nối đối tác chuyên môn phù hợp.

Hỏi đáp

Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn còn áp dụng không?

Không. Từ 01/7/2026, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực (khoản 2 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng hết hiệu lực từ ngày Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực (khoản 2 Điều 25). Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026 (khoản 3 Điều 44); biên lai giấy tự in, đặt in chưa dùng hết được dùng đến hết 31/12/2026 (khoản 2 Điều 44).

Doanh nghiệp nào được dùng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải, và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn đáp ứng điều kiện lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu. Trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hoặc doanh nghiệp đăng ký dùng hóa đơn có mã, thì không thuộc nhóm này.

Cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước thì lập hóa đơn khi nào?

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không kể khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Hóa đơn ghi sai địa chỉ người mua thì có phải lập lại hóa đơn không?

Không, nếu sai không liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn. Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế khi nào?

Với trường hợp chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn (điểm a.3 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), người bán gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Một số lĩnh vực như bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (điểm a.1 khoản 3 Điều 16).

Căn cứ pháp lý · ngày kiểm

Kiểm ngày 20/10/2026 · kiểm tra lại 18/01/2027 hoặc khi có văn bản sửa đổi. Nội dung là giải thích chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026; Công báo số 402 ngày 16/7/2026), quy định chi tiết Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử: Điều 2, Điều 4 (nguyên tắc lập), Điều 6 (đối tượng sử dụng), Điều 7 (trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử), Điều 8 (loại hóa đơn), Điều 9 (thời điểm lập), Điều 10 (nội dung), Điều 12, 13 (hóa đơn có mã, không mã), Điều 14 (xử lý sự cố), Điều 15, 16 (trách nhiệm người bán, chuyển dữ liệu), Điều 43, 44 (hiệu lực, chuyển tiếp).
Thông tư 91/2026/TT-BTC (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026; Công báo số 464 ngày 08/8/2026): Điều 6 (đăng ký sử dụng), Điều 10 (xử lý hóa đơn điện tử đã lập), khoản 2 Điều 25 (thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC).
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 (ban hành 10/12/2025, hiệu lực 01/7/2026) là căn cứ ban hành hai văn bản trên.
Đã tra sửa đổi, thay thế ngày 20/10/2026: chưa thấy nghị định hoặc thông tư sửa đổi Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC; Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đã đối chiếu khoản 2 Điều 43 của văn bản gốc. Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn không trình bày trong bài vì chưa đối chiếu văn bản xử phạt riêng.