Bắt đầu xuất nhập khẩu: doanh nghiệp cần có những gì

“Muốn xuất nhập khẩu thì phải xin giấy phép gì?” là câu hỏi đầu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp. Với doanh nghiệp Việt Nam không có vốn nước ngoài, câu trả lời thường là: không có một “giấy phép xuất nhập khẩu” chung. Việc cần chuẩn bị nằm ở mặt hàng, chứng từ và hệ thống khai hải quan.

Kết luận ngắn: để bắt đầu xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần năm thứ — quyền kinh doanh XNK phù hợp loại hình, công cụ khai hải quan điện tử, thông tin chính sách của mặt hàng, bộ chứng từ đúng, và cách hạch toán thuế, hóa đơn. Mỗi thứ có bên chịu trách nhiệm riêng.

Doanh nghiệp đã có quyền xuất nhập khẩu chưa?

Doanh nghiệp Việt Nam không có vốn đầu tư nước ngoài. Được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm, tạm ngừng xuất khẩu, nhập khẩu (khoản 1 Điều 3 Nghị định 292/2026/NĐ-CP, hiệu lực 05/9/2026, thay thế Nghị định 69/2018/NĐ-CP). Danh mục hàng cấm nằm ở Phụ lục I của nghị định này.

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Quyền xuất khẩu, nhập khẩu, phân phối thực hiện theo quy định riêng về hoạt động mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài: Nghị định 09/2018/NĐ-CP, được thay bằng Nghị định 342/2026/NĐ-CP từ 18/10/2026. Một số hoạt động cần Giấy phép kinh doanh. Doanh nghiệp FDI nên rà mục tiêu dự án và giấy phép trước khi ký hợp đồng mua bán. Xem thêm Thành lập công ty vốn nước ngoài.

Việc cần chuẩn bị trước lô hàng đầu tiên

Bộ chứng từ của một lô hàng gồm những gì?

Theo Điều 24 Luật Hải quan 2014, hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan và các chứng từ đi kèm tùy trường hợp. Trong thực tế, một lô hàng thương mại thường có:

• Hợp đồng mua bán (hoặc chứng từ có giá trị tương đương): mô tả hàng, số lượng, giá, điều kiện giao hàng, thanh toán.
• Hóa đơn thương mại: căn cứ trị giá.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải.
• Phiếu đóng gói (packing list): giúp kiểm hóa và đối chiếu.
• Giấy phép, văn bản thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: nếu mặt hàng thuộc diện.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O): khi muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại hoặc khi nước nhập khẩu yêu cầu.

Người khai hải quan tự khai và chịu trách nhiệm về nội dung khai. Khai hải quan được thực hiện theo phương thức điện tử là chủ yếu (Điều 29 Luật Hải quan).

Chính sách mặt hàng: phần quyết định lô hàng có thông suốt không

Cùng một doanh nghiệp, lô hàng này thông quan nhanh, lô khác chờ lâu, thường do chính sách mặt hàng. Trước khi ký hợp đồng, cần trả lời bốn câu:

1. Hàng có thuộc danh mục cấm, tạm ngừng xuất khẩu, nhập khẩu không?
2. Có cần giấy phép hoặc điều kiện của bộ quản lý ngành không?
3. Có phải kiểm tra chuyên ngành (chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch…) trước khi thông quan không?
4. Nhãn hàng hóa đã đúng quy định về nội dung bắt buộc chưa?

Mã HS là chìa khóa để tra bốn câu trên và thuế suất. Khai sai mã HS có thể dẫn đến sai thuế suất và sai chính sách áp dụng. Khi chưa chắc, doanh nghiệp có thể đề nghị hải quan xác định trước mã số (Điều 28 Luật Hải quan).

Với hàng thực phẩm, ngoài thủ tục hải quan còn liên quan điều kiện cơ sở và công bố sản phẩm — xem Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm.

Thuế và hóa đơn trong xuất nhập khẩu

• Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu tính theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số 107/2016/QH13 và biểu thuế hiện hành; thuế suất phụ thuộc mã HS và xuất xứ.
• Thuế GTGT khâu nhập khẩu và các loại thuế khác (nếu có) nộp cùng thủ tục hải quan.
• Hóa đơn: hàng xuất khẩu vẫn phải lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026).
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng giúp chứng minh giao dịch khi kế toán, quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, đọc thêm Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế, kế toán.

Ai làm phần nào?

Những điểm hay vướng và hướng xử lý

• Ký hợp đồng trước, tra chính sách sau. Hướng xử lý: tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi chốt điều khoản giao hàng.
• Mô tả hàng giữa các chứng từ không khớp. Hợp đồng, hóa đơn, packing list ghi khác nhau. Hướng xử lý: dùng một bảng mô tả hàng chuẩn cho mọi chứng từ.
• Nhãn hàng thiếu nội dung bắt buộc. Hướng xử lý: rà nhãn với đơn vị chuyên môn trước khi đóng hàng.
• Doanh nghiệp FDI chưa rõ quyền nhập khẩu, phân phối. Hướng xử lý: đối chiếu mục tiêu dự án, giấy phép với quy định đang áp dụng, lưu ý mốc 18/10/2026 khi Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực.

Thái Tín hỗ trợ gì

Thái Tín tiếp nhận thông tin mặt hàng và kế hoạch kinh doanh, cùng doanh nghiệp lập danh sách việc cần chuẩn bị (pháp lý, chính sách mặt hàng, chứng từ, kế toán) và kết nối đại lý làm thủ tục hải quan, đơn vị logistics, đơn vị kiểm tra chuyên ngành phù hợp. Thái Tín điều phối và theo dõi tiến độ theo phạm vi đã thỏa thuận; doanh nghiệp là bên xuất khẩu, nhập khẩu và sở hữu hàng hóa, việc thông quan do cơ quan hải quan quyết định. Doanh nghiệp FDI được tư vấn thêm phần quyền xuất nhập khẩu, phân phối theo quy định riêng.

Chi phí gồm phí dịch vụ của đại lý, logistics và phí bên thứ ba (kiểm tra chuyên ngành, C/O nếu có), cùng thuế theo tờ khai; báo giá sau khi rõ mặt hàng, tuyến và tần suất. Xem thêm dịch vụ xuất nhập khẩu.

Chuẩn bị để các lô sau nhẹ hơn

• Lập hồ sơ mặt hàng: mã HS, chính sách, thuế suất, chứng từ cần có — dùng lại cho mọi lô.
• Lưu bộ chứng từ từng lô đầy đủ, gồm cả chứng từ thanh toán.
• Giao một đầu mối theo dõi quy định mới: năm 2026 có nghị định ngoại thương mới (Nghị định 292/2026/NĐ-CP, Nghị định 342/2026/NĐ-CP) và sửa đổi thủ tục hải quan. Luật 11/2026/QH16 sửa Luật Hải quan (gồm Điều 20 về đại lý, Điều 24 về hồ sơ hải quan, khoản 4 Điều 29 về khai bổ sung) có hiệu lực từ 01/3/2027; các lô trước mốc này vẫn làm theo quy định hiện hành.

Muốn biết mặt hàng của mình cần chuẩn bị gì, hãy gửi tên hàng, mô tả, nước xuất/nhập và loại hình doanh nghiệp để được kiểm tra tình trạng.

Hỏi đáp

Bài liên quan

Thành lập Thành lập công ty vốn nước ngoài theo Luật Đầu tư 2025: các bước Kế toán, thuế Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế, kế toán ISO Chứng nhận ISO 9001: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì