Chuyển hộ kinh doanh lên công ty: hồ sơ, việc cần làm

Nhiều chủ hộ kinh doanh khi công việc lớn dần — cần hóa đơn giá trị gia tăng được khấu trừ, cần ký hợp đồng với đối tác yêu cầu pháp nhân, cần góp vốn hoặc vay ngân hàng — bắt đầu tính đến việc “lên công ty”. Đây không phải một bước nâng cấp giấy tờ đơn giản, mà là thành lập một pháp nhân mới trên cơ sở hộ kinh doanh đang có.

Trả lời nhanh: hộ kinh doanh và công ty là hai chủ thể pháp lý khác nhau. Chuyển đổi là làm hồ sơ thành lập doanh nghiệp theo Điều 26, 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; doanh nghiệp mới kế thừa quyền và nghĩa vụ của hộ, còn hộ kinh doanh cũ chấm dứt hoạt động ngay khi doanh nghiệp được cấp giấy. Việc cần chuẩn bị kỹ là mã số thuế, hóa đơn, hợp đồng và các khoản nợ — vì các thứ này không tự “trôi” từ hộ sang công ty.

Hộ kinh doanh và công ty khác nhau ở đâu?

Trước khi chuyển đổi, cần hiểu rõ hai mô hình đang khác nhau ở điểm nào, vì đây cũng là những điểm sẽ thay đổi sau khi lên công ty.

Tiêu chí	Hộ kinh doanh	Công ty (TNHH, cổ phần…)
Tư cách pháp lý	Không phải pháp nhân	Là pháp nhân
Trách nhiệm	Chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản	Trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp (trừ doanh nghiệp tư nhân)
Cơ quan đăng ký	UBND cấp xã	Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Mã số thuế	Mã số thuế hộ / mã định danh cá nhân dùng cho thuế hộ	Mã số doanh nghiệp riêng, cấp mới
Hóa đơn	Hóa đơn hộ kinh doanh	Hóa đơn công ty, đứng tên pháp nhân mới
Chế độ thuế	Theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP (xem bài Thuế hộ kinh doanh từ 2026)	Thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp theo Luật Kế toán

Vì là hai chủ thể khác nhau, việc chuyển đổi không phải “đổi tên giấy hộ thành giấy công ty” mà là mở một hồ sơ thành lập doanh nghiệp mới, có dẫn chiếu tới hộ kinh doanh làm cơ sở.

Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp gồm những gì?

Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi hộ kinh doanh gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tương ứng với từng loại hình theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn…), trừ bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu không thuộc diện phải có.

Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình chuyển đổi diễn ra thế nào?

Chọn loại hình doanh nghiệp. Xem phần tiếp theo để cân nhắc TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân.
Soạn hồ sơ theo loại hình đã chọn, kèm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở công ty.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Từ thời điểm này, hộ kinh doanh không còn được hoạt động.
Hộ kinh doanh chấm dứt trên hệ thống. Trong 2 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin để cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chấm dứt hộ kinh doanh cũ.
Xử lý phần hậu chuyển đổi: mã số thuế, hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, lao động — xem mục dưới.

Doanh nghiệp thành lập trên cơ sở chuyển đổi kế thừa quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh, bao gồm các khoản nợ chưa thanh toán. Vì vậy, nên kiểm tra công nợ, nghĩa vụ thuế, hợp đồng đang thực hiện của hộ trước khi nộp hồ sơ, để điều lệ và cam kết của các thành viên/cổ đông phản ánh đúng thực trạng.

Nên chọn loại hình công ty nào?

Việc chọn loại hình cần làm trước khi soạn hồ sơ, vì ảnh hưởng trực tiếp đến điều lệ, thành phần hồ sơ và cơ cấu quản lý:

Một cá nhân làm chủ, chưa cần thêm người góp vốn: thường chọn công ty TNHH một thành viên.
Có người thân hoặc đối tác cùng góp vốn: thường chọn công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Có kế hoạch gọi vốn rộng hơn, nhiều cổ đông: cân nhắc công ty cổ phần.
Muốn giữ mô hình một chủ chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản như hộ, nhưng cần tư cách doanh nghiệp: có thể cân nhắc doanh nghiệp tư nhân, dù ít phổ biến hơn vì không có trách nhiệm hữu hạn.

Việc thành lập công ty mới nói chung cần chuẩn bị vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật — xem thêm ở bài Thành lập công ty cần chuẩn bị gì.

Những việc dễ bị bỏ sót khi chuyển đổi

Mã số thuế và hóa đơn không tự chuyển

Mã số thuế hộ (hoặc mã định danh cá nhân dùng cho thuế hộ) không tự trở thành mã số doanh nghiệp. Đây là hai mã số hoàn toàn khác nhau. Hóa đơn, kho hàng, hợp đồng đang đứng tên hộ không tự động chuyển sang công ty nếu không có bước xử lý riêng: chấm dứt hóa đơn hộ đúng quy định, đăng ký hóa đơn mới cho công ty, và không dùng mã số thuế hộ để xuất hóa đơn công ty.

Hướng xử lý: trước ngày công ty được cấp giấy, xác định rõ số hóa đơn hộ đã xuất, đối chiếu với sổ sách; sau khi có mã số doanh nghiệp, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty theo đúng quy định hiện hành.

Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với khách hàng đứng tên hộ

Nếu hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa/dịch vụ đang đứng tên chủ hộ, cần làm phụ lục chuyển sang tên công ty hoặc ký lại hợp đồng mới. Việc này nên làm sớm để tránh gián đoạn trong lúc giao dịch với đối tác, ngân hàng.

Người lao động đang làm việc cho hộ

Người lao động có hợp đồng với hộ kinh doanh cần được chuyển hợp đồng lao động và quá trình đóng bảo hiểm xã hội sang công ty mới, không để gián đoạn. Xem thêm ở bài Hộ kinh doanh thuê lao động: hợp đồng, bảo hiểm xã hội để nắm quy định áp dụng trước khi chuyển đổi.

Nghĩa vụ thuế của hộ trước khi chuyển đổi

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn áp dụng phương pháp thuế khoán (khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15). Nghĩa vụ thuế của hộ trước thời điểm chuyển đổi cần được xác định và xử lý rõ, vì đây là một phần nghĩa vụ mà doanh nghiệp mới sẽ kế thừa. Chi tiết về mốc doanh thu, tỷ lệ thuế của hộ xem tại bài Thuế hộ kinh doanh từ 2026.

Thái Tín hỗ trợ gì trong việc chuyển đổi

Thái Tín là đầu mối giúp hộ kinh doanh chuyển đổi đúng thứ tự và không bỏ sót việc hậu chuyển đổi:

Kiểm tra sơ bộ tình trạng hộ kinh doanh, mã số thuế, hóa đơn, hợp đồng và nghĩa vụ đang có trước khi chọn hướng chuyển đổi.
Giải thích các loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và số người góp vốn, để chủ hộ tự quyết định.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi theo Điều 26, 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; kết nối đối tác kế toán, thuế để xử lý phần hóa đơn, sổ sách khi bàn giao từ hộ sang công ty.
Theo dõi tiến độ từ lúc nộp hồ sơ đến khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hộ chấm dứt trên hệ thống, báo tiến độ định kỳ.

Với hộ kinh doanh có nhiều lao động hoặc có yếu tố hợp tác với đối tác nước ngoài, Thái Tín phối hợp thêm phần hồ sơ lao động, bảo hiểm xã hội. Việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và quyết định.

Chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, thông tin chủ hộ và các thành viên hộ gia đình (nếu có).
Sổ sách, hóa đơn, công nợ phải thu — phải trả của hộ tính đến thời điểm dự kiến chuyển đổi.
Danh sách người lao động đang làm việc, hợp đồng lao động, tình trạng đóng bảo hiểm xã hội.
Thông tin dự kiến về loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, danh sách thành viên hoặc cổ đông.

Chuyển đổi khi hồ sơ hộ còn gọn, sổ sách rõ ràng thường thuận hơn để việc kéo dài, vì càng nhiều nghĩa vụ tồn đọng thì hồ sơ kế thừa của doanh nghiệp mới càng phức tạp.

Hỏi đáp

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty có phải là đổi giấy hộ thành giấy công ty không?

Không. Đây là một thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh (Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP), dùng bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp riêng theo loại hình đã chọn, không phải sửa thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động khi nào trong quá trình chuyển đổi?

Hộ kinh doanh không còn được hoạt động kể từ thời điểm doanh nghiệp mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong 2 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin để cơ quan đăng ký cấp xã chấm dứt hộ kinh doanh cũ (Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Doanh nghiệp mới có phải kế thừa nợ và nghĩa vụ của hộ kinh doanh cũ không?

Có. Doanh nghiệp thành lập trên cơ sở chuyển đổi hộ kinh doanh kế thừa quyền và nghĩa vụ của hộ, gồm cả nghĩa vụ thuế và các khoản nợ chưa thanh toán. Vì vậy nên kiểm tra nợ, hợp đồng, nghĩa vụ thuế của hộ trước khi nộp hồ sơ chuyển đổi.

Hóa đơn và mã số thuế của hộ có tự động chuyển sang công ty không?

Không. Hộ và công ty là hai chủ thể, hai mã số thuế khác nhau. Hóa đơn, hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với khách hàng đứng tên hộ cần được xử lý hoặc ký lại đứng tên công ty; không dùng mã số thuế hộ để xuất hóa đơn công ty.

Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh?

Tùy số lượng người góp vốn và nhu cầu quản trị: một cá nhân làm chủ thường chọn công ty TNHH một thành viên; có thêm người góp vốn (kể cả người thân) thường chọn công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Việc chọn loại hình cần cân nhắc trước khi soạn hồ sơ, vì ảnh hưởng đến điều lệ và cơ cấu quản lý sau này.

Căn cứ pháp lý · ngày kiểm

Kiểm ngày 29/09/2026 · kiểm tra lại 29/12/2026 hoặc khi có văn bản sửa đổi. Nội dung là giải thích chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực 01/7/2025), Điều 24 (hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình), Điều 26, 27 (đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi hộ kinh doanh).
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 03/2022/QH15 và Luật số 76/2025/QH15): quy định về công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân.
Nghị quyết 198/2025/QH15, khoản 6 Điều 10 (bỏ phương pháp thuế khoán với hộ, cá nhân kinh doanh từ 01/01/2026 — áp dụng cho hộ trước khi chuyển đổi, không áp dụng cho công ty).