Làm thêm giờ, lương tháng 13, thai sản, thuế TNCN cho doanh nghiệp

Bốn câu hỏi doanh nghiệp hay gặp khi làm bảng lương: làm thêm giờ tính thế nào cho đúng, lương tháng 13 có bắt buộc không, nhân viên nghỉ sinh được nghỉ bao lâu và ai trả tiền, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương khấu trừ theo mức nào từ năm 2026. Bốn việc này nằm trên cùng một bảng lương, nên tách đúng căn cứ của từng việc giúp phòng nhân sự làm nhanh và chắc tay hơn.

Trả lời nhanh:

• Làm thêm giờ: cần người lao động đồng ý (trừ trường hợp đặc biệt tại Điều 108), tối đa 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm (một số ngành 300 giờ/năm); trả ít nhất 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ, tết (Điều 98, 107 Bộ luật Lao động 2019).
• Lương tháng 13: không bắt buộc theo luật; thành nghĩa vụ khi đã cam kết trong hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế thưởng.
• Thai sản: nghỉ 06 tháng; từ 01/7/2026, sinh con thứ hai nghỉ 07 tháng. Tiền chế độ do quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) chi trả.
• Thuế TNCN tiền lương từ kỳ tính thuế 2026: biểu 5 bậc, giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc; doanh nghiệp khấu trừ trước khi trả lương.

Làm thêm giờ cần điều kiện gì?

Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 cho phép doanh nghiệp sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ ba yêu cầu:

1. Được người lao động đồng ý (điểm a khoản 2). Cách làm gọn là lưu sự đồng ý theo từng đợt làm thêm, bằng văn bản hoặc trên ứng dụng chấm công có xác nhận, để khi cần đối chiếu là có ngay.
2. Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; nếu doanh nghiệp quy định giờ làm việc theo tuần thì tổng giờ làm bình thường và giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng (điểm b khoản 2).
3. Không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ các trường hợp được đến 300 giờ (điểm c khoản 2, khoản 3).

Nhóm được làm thêm đến 300 giờ/năm gồm: sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản; sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp, thoát nước; công việc cần lao động trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường chưa cung ứng kịp; công việc cấp bách do tính thời vụ, nguyên liệu, thời tiết, thiên tai, sự cố kỹ thuật; và trường hợp khác do Chính phủ quy định. Khi áp dụng mức 300 giờ, doanh nghiệp thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (khoản 4 Điều 107).

Khi nào người lao động không được từ chối làm thêm?

Điều 108 quy định hai trường hợp đặc biệt. Doanh nghiệp được yêu cầu làm thêm vào bất kỳ ngày nào, không bị giới hạn số giờ tại Điều 107, và người lao động không được từ chối:

• Thực hiện lệnh động viên, huy động bảo đảm nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.
• Thực hiện công việc bảo vệ tính mạng con người, tài sản trong phòng ngừa, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, thảm họa, trừ trường hợp có nguy cơ ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe người lao động.

Ngoài hai trường hợp này, nhu cầu tăng đơn hàng hay chạy tiến độ vẫn cần sự đồng ý của người lao động.

Tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm tính thế nào?

Mức trả tối thiểu nằm ở Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, tính trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm. Cách tính chi tiết (tiền lương giờ, số ngày làm việc bình thường) hướng dẫn tại Điều 55–57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đây là mức sàn: doanh nghiệp được trả cao hơn theo thỏa thuận. Vượt giới hạn giờ làm thêm hoặc trả thấp hơn các mức trên là vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính, vì vậy nên để bảng chấm công tách riêng giờ làm thêm theo từng loại ngày ngay từ đầu.

Lao động nữ mang thai, nuôi con nhỏ

Khoản 1 Điều 137 không cho phép sử dụng lao động nữ làm việc ban đêm, làm thêm giờ, đi công tác xa khi mang thai từ tháng thứ 07 (hoặc từ tháng thứ 06 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo). Với người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, chỉ được bố trí các việc này khi người lao động đồng ý. Khi lập lịch làm thêm, phòng nhân sự nên lọc danh sách này trước.

Lương tháng 13 có bắt buộc không?

Bộ luật Lao động 2019 không có điều nào bắt buộc trả “lương tháng 13”. Khoản này thường được trả dưới hình thức thưởng. Theo Điều 104, thưởng là số tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc, sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).

Khoản này trở thành nghĩa vụ khi doanh nghiệp đã cam kết trong một trong các văn bản:

• Hợp đồng lao động đã ký;
• Thỏa ước lao động tập thể đang áp dụng;
• Quy chế thưởng đã công bố.

Đã cam kết thì thực hiện đúng như văn bản. Muốn thay đổi, doanh nghiệp sửa chính văn bản đó theo thủ tục của loại văn bản ấy (thỏa thuận sửa hợp đồng, thương lượng sửa thỏa ước, ban hành lại quy chế sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện). Cách làm này giúp cuối năm không phát sinh tranh cãi về con số.

Nếu có trả lương tháng 13, khoản này được tính vào thu nhập từ tiền lương, tiền công khi khấu trừ thuế TNCN (xem phần thuế bên dưới).

Thai sản: nghỉ bao lâu, doanh nghiệp làm gì?

Thời gian nghỉ từ 01/7/2026

Khoản 1 Điều 139 Bộ luật Lao động 2019 đã được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 29 Luật Dân số số 113/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2026:

Hết thời gian nghỉ, nếu có nhu cầu, lao động nữ có thể nghỉ thêm không hưởng lương sau khi thỏa thuận với doanh nghiệp (khoản 3). Người lao động cũng có thể đi làm sớm khi đã nghỉ ít nhất 04 tháng, có báo trước, được doanh nghiệp đồng ý và có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh rằng việc đi làm sớm không có hại cho sức khỏe; khi đó vẫn tiếp tục hưởng trợ cấp thai sản ngoài tiền lương những ngày làm việc (khoản 4).

Với hồ sơ sinh con trước và sau mốc 01/7/2026, phòng nhân sự nên đối chiếu ngày sinh và thứ tự con để áp đúng thời gian nghỉ.

Việc của doanh nghiệp

1. Giữ việc làm: không sa thải, không đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc các trường hợp khác nêu tại khoản 3 Điều 137. Khi người lao động trở lại, được bảo đảm việc làm cũ, không bị cắt giảm tiền lương và quyền lợi (Điều 140).
2. Phối hợp hồ sơ BHXH: doanh nghiệp xác nhận thông tin, thời gian đóng để người lao động hưởng chế độ.

Tiền chế độ thai sản do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả khi người lao động đủ điều kiện theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP (khoản 2 Điều 139 Bộ luật Lao động). Đây không phải khoản doanh nghiệp tự chi, cũng không phải khoản trừ vào lương người lao động.

Thuế TNCN tiền lương: doanh nghiệp khấu trừ, kê khai

Doanh nghiệp trả lương là tổ chức chi trả thu nhập, có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi trả cho người lao động và kê khai theo kỳ với cơ quan thuế. Các khoản thưởng, kể cả lương tháng 13 nếu có, được cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công khi tính thuế.

Từ kỳ tính thuế năm 2026 có hai thay đổi chính, theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025) và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (17/10/2025):

• Giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
• Biểu thuế lũy tiến từng phần còn 5 bậc, thuế suất từ 5% đến 35%:

Trình tự tính giữ nguyên: lấy thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công, trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc, trừ giảm trừ gia cảnh (bản thân và người phụ thuộc đã đăng ký), phần còn lại tính theo từng bậc rồi cộng lại. Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026) là văn bản hướng dẫn mới của Luật Thuế TNCN, thay Nghị định 65/2013/NĐ-CP; các khoản miễn thuế cụ thể nên đối chiếu theo văn bản này khi quyết toán.

Cuối năm, người lao động ủy quyền doanh nghiệp quyết toán thay hoặc tự quyết toán; doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi được yêu cầu. Khấu trừ và kê khai đều đặn từng kỳ giúp quyết toán cuối năm nhẹ nhàng, tránh phát sinh truy thu và tiền chậm nộp theo quy định quản lý thuế.

Thái Tín hỗ trợ gì

Thái Tín là đầu mối điều phối khi doanh nghiệp cần kiểm tra bảng chấm công làm thêm giờ, chuẩn hóa quy chế thưởng, xử lý hồ sơ thai sản hoặc cách khấu trừ thuế TNCN tiền lương. Phần chuyên môn (tính tiền làm thêm theo từng loại ngày, lập hồ sơ hưởng chế độ BHXH, kê khai và quyết toán thuế TNCN) do đối tác kế toán, bảo hiểm xã hội của Thái Tín thực hiện theo từng ca; Thái Tín theo dõi tiến độ và là đầu mối liên hệ của doanh nghiệp trong suốt quá trình.

Bước tiếp theo: doanh nghiệp gửi mô tả ngắn về số lao động, có làm thêm giờ theo mức 300 giờ/năm không, đã có quy chế thưởng chưa, có hồ sơ thai sản nào đang xử lý, để Thái Tín xác định đúng nhóm việc và kết nối đối tác phù hợp.

Hỏi đáp

Bài liên quan

Lao động & BHXH Hồ sơ lao động, BHXH cho doanh nghiệp đông nhân viên Lao động & BHXH Chấm dứt hợp đồng lao động trước hạn: thủ tục, trợ cấp, xác nhận thời gian đóng BHXH Hộ kinh doanh Hộ kinh doanh thuê lao động: hợp đồng, bảo hiểm xã hội