Chấm dứt hợp đồng lao động trước hạn: thủ tục, trợ cấp, xác nhận thời gian đóng BHXH

Chấm dứt hợp đồng lao động trước hạn là lúc doanh nghiệp cần làm đúng ba việc: chọn đúng căn cứ, báo trước đúng thời hạn, và thanh toán, xác nhận sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng hạn. Làm đủ ba việc này thì quan hệ lao động khép lại gọn gàng, người lao động nhận đủ quyền lợi, doanh nghiệp không phải xử lý tranh chấp về sau.

Trả lời nhanh:

• Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt phải đúng một căn cứ tại khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 và báo trước 45 ngày, 30 ngày hoặc 03 ngày làm việc tùy loại hợp đồng.
• Sa thải là hình thức kỷ luật (Điều 125), đi theo thủ tục xử lý kỷ luật lao động, không phải căn cứ đơn phương chấm dứt.
• Trong 14 ngày làm việc (tối đa 30 ngày ở một số trường hợp) phải thanh toán đủ lương, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) và các khoản khác; đồng thời hoàn thành xác nhận thời gian đóng BHXH, trả giấy tờ gốc đã giữ.

Có những cách chấm dứt hợp đồng lao động nào?

Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng. Các trường hợp doanh nghiệp hay gặp:

Chọn đúng dòng trong bảng ngay từ đầu quyết định thủ tục và khoản tiền phải trả, nên đây là bước nên làm trước khi soạn bất kỳ quyết định nào.

Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt: căn cứ và thời hạn báo trước

Căn cứ tại khoản 1 Điều 36

Doanh nghiệp chỉ được đơn phương chấm dứt khi thuộc một trong các trường hợp:

• a) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, xác định theo tiêu chí trong quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do doanh nghiệp ban hành (có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có);
• b) Người lao động ốm đau, tai nạn đã điều trị 12 tháng liên tục (hợp đồng không xác định thời hạn), 06 tháng liên tục (hợp đồng từ 12 đến 36 tháng) hoặc quá nửa thời hạn hợp đồng (hợp đồng dưới 12 tháng) mà khả năng lao động chưa hồi phục;
• c) Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, hoặc di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu cơ quan nhà nước, đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;
• d) Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn hợp đồng (Điều 31);
• đ) Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp có thỏa thuận khác;
• e) Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên;
• g) Người lao động cung cấp không trung thực thông tin khi giao kết hợp đồng, làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Sa thải không nằm trong danh sách này. Sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động, chỉ áp dụng cho các hành vi tại Điều 125 (như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh, tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày…) và phải theo trình tự xử lý kỷ luật lao động. Đây là trường hợp chấm dứt riêng tại khoản 8 Điều 34.

Thời hạn báo trước theo khoản 2, khoản 3 Điều 36

Việc chấm dứt cần thông báo bằng văn bản cho người lao động (khoản 1 Điều 45). Tin nhắn hay lời nói không thay cho quyết định chấm dứt có chữ ký người có thẩm quyền.

Khi nào doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt?

Điều 37 nêu ba trường hợp: người lao động đang điều trị ốm đau, tai nạn, bệnh nghề nghiệp theo chỉ định của cơ sở y tế (trừ căn cứ b nêu trên); người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được doanh nghiệp đồng ý; lao động nữ mang thai, người đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Nếu chấm dứt sai thì sao?

Chấm dứt không đúng Điều 35, 36 hoặc 37 là đơn phương chấm dứt trái pháp luật (Điều 39). Theo khoản 1 Điều 41, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại, trả tiền lương và đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp những ngày không được làm việc, trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương; vi phạm thời hạn báo trước thì trả thêm tiền lương những ngày không báo trước. Các khoản này đều tránh được nếu kiểm tra căn cứ và thời hạn trước khi ký quyết định.

Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm tính thế nào?

Trợ cấp thôi việc (Điều 46) áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9, 10 Điều 34, cho người làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng: mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương. Không trả khi người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc thuộc căn cứ e khoản 1 Điều 36 (tự ý bỏ việc 05 ngày làm việc liên tục). Trường hợp sa thải (khoản 8 Điều 34) không có trong danh sách hưởng.

Trợ cấp mất việc làm (Điều 47) áp dụng cho người bị mất việc theo khoản 11 Điều 34 (thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập…): mỗi năm làm việc 01 tháng tiền lương, ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Người lao động đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ suốt quá trình làm việc thường có thời gian tính trợ cấp thôi việc ngắn hơn nhiều so với tổng thời gian làm việc, vì thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp được trừ ra khi tính.

Thanh toán và trả hồ sơ: thời hạn nào áp dụng?

Thanh toán (khoản 1 Điều 48): trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, hai bên thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi mỗi bên (tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có). Được kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong bốn trường hợp: doanh nghiệp chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình, chuyển nhượng tài sản; thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm.

Hồ sơ (khoản 3 Điều 48): doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động;
• Cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu, chi phí sao, gửi do doanh nghiệp trả.

Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, các khoản tiền lương, BHXH, trợ cấp thôi việc của người lao động được ưu tiên thanh toán (khoản 2 Điều 48). Nội dung này được trình bày kỹ hơn ở bài giải thể doanh nghiệp đông lao động.

Khoản nợ tạm ứng lương hay tài sản của người lao động là việc riêng, xử lý bằng thỏa thuận hoàn trả. Việc xác nhận thời gian đóng BHXH nên làm song song, không chờ khoản nợ được giải quyết xong.

Ai thuộc diện BHXH bắt buộc khi chấm dứt?

Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025), hướng dẫn tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, kể cả hợp đồng mang tên gọi khác nhưng có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát. Gọi là “cộng tác viên” không làm thay đổi nghĩa vụ nếu thực chất là quan hệ lao động.

Sổ quản lý lao động của doanh nghiệp được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử (Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Từ 01/7/2026, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử qua nền tảng quốc gia được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy; các quy định về chấm dứt, trợ cấp và xác nhận sổ BHXH nêu trên áp dụng như nhau cho cả hai hình thức.

Thái Tín hỗ trợ gì

Thái Tín là đầu mối điều phối khi doanh nghiệp cần xử lý một ca chấm dứt hợp đồng lao động: xác định đúng căn cứ, tính thời hạn báo trước, ước tính trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm, chuẩn bị hồ sơ xác nhận thời gian đóng BHXH. Phần chuyên môn (soạn quyết định, tính toán chi tiết, làm việc với cơ quan BHXH) do đối tác lao động, bảo hiểm xã hội của Thái Tín thực hiện theo từng ca; Thái Tín theo dõi tiến độ và là đầu mối liên hệ của doanh nghiệp.

Bước tiếp theo: doanh nghiệp gửi thông tin ca cụ thể (loại hợp đồng, ngày bắt đầu làm việc, thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp, lý do dự kiến chấm dứt) để Thái Tín xác định đúng nhóm việc và kết nối đối tác phù hợp.

Hỏi đáp

Bài liên quan

Lao động & BHXH Hồ sơ lao động, BHXH cho doanh nghiệp đông nhân viên Giải thể Giải thể doanh nghiệp đông lao động: lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội Lao động & BHXH Làm thêm giờ, lương tháng 13, thai sản, thuế TNCN cho doanh nghiệp