Tiền lương đóng BHXH: khoản nào tính, khoản nào không

Mỗi lần tuyển người hay tăng lương, phòng nhân sự lại gặp cùng một câu hỏi: trong tổng thu nhập của một nhân viên, phần nào phải khai làm tiền lương đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), phần nào được để ngoài. Câu trả lời không nằm ở tên gọi của từng khoản mà ở bản chất và cách khoản đó được ghi trong hợp đồng lao động. Khai đúng giúp doanh nghiệp yên tâm khi cơ quan bảo hiểm xã hội đối chiếu hồ sơ; khai thiếu thì phần chênh lệch có thể bị xác định là trốn đóng, kèm khoản nộp thêm theo ngày và tiền phạt.

Trả lời nhanh: tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định là tiền lương tháng gồm ba phần: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương bù đắp điều kiện lao động, độ phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút, và các khoản bổ sung xác định được số tiền cụ thể, trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương. Thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ và các phúc lợi tương tự, nếu ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động, không phải là tiền lương đóng BHXH. Mức đóng thấp nhất là mức tham chiếu (2.530.000 đồng từ 01/7/2026), cao nhất là 20 lần mức tham chiếu (50.600.000 đồng), còn mức lương theo chức danh của lao động toàn thời gian không được thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Bài mức đóng BHXH, BHYT, BHTN năm 2026 đã trình bày tỷ lệ đóng và cách tính số tiền. Bài này đi sâu vào phần trước đó: xác định đúng con số làm căn cứ, phân loại từng khoản trong bảng lương, và những rủi ro khi doanh nghiệp tách lương để giảm mức đóng.

Tiền lương đóng BHXH gồm những phần nào theo văn bản hiện hành?

Điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 đặt nguyên tắc chung: với người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết từng phần như sau.

Thành phần	Nội dung theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP	Tính đóng BHXH?
Mức lương theo công việc hoặc chức danh	Tính theo thời gian (theo tháng), theo thang lương, bảng lương doanh nghiệp xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động	Có
Phụ cấp lương	Bù đắp yếu tố điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ, được thỏa thuận trong hợp đồng	Có
Phụ cấp phụ thuộc kết quả	Phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc, chất lượng thực hiện công việc	Không
Khoản bổ sung khác	Xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương	Có
Khoản bổ sung phụ thuộc kết quả	Khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc, chất lượng công việc	Không

Như vậy, một khoản muốn nằm ngoài căn cứ đóng phải thuộc một trong hai trường hợp: hoặc nó gắn với kết quả, năng suất và biến động theo đó, hoặc nó không phải là tiền lương mà là chế độ, phúc lợi khác được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Hai trường hợp này có cơ sở khác nhau, nên doanh nghiệp cần phân biệt khi xây dựng hợp đồng.

Ngoài ba phần trên, Nghị định 158/2025/NĐ-CP còn có hai quy định thường bị bỏ sót. Lương ghi và trả bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân mua vào chuyển khoản của bốn ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước, lấy tại ngày 02/01 cho sáu tháng đầu năm và ngày 01/7 cho sáu tháng cuối năm (khoản 5 Điều 7). Khi doanh nghiệp tăng lương có hiệu lực hồi tố, phần tăng làm tăng tiền lương đóng của các tháng trước thuộc diện truy thu (điểm a khoản 1 Điều 8). Với người lao động ngừng việc vẫn hưởng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức đóng thấp nhất, căn cứ đóng là tiền lương được hưởng trong thời gian ngừng việc (điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH).

Khoản nào được ghi thành mục riêng và không tính đóng BHXH?

Nghị định 158/2025/NĐ-CP không tự liệt kê các khoản phúc lợi. Danh sách được dùng trên thực tế nằm ở khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH về nội dung hợp đồng lao động, văn bản vẫn còn hiệu lực. Theo đó, các chế độ và phúc lợi sau được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động:

Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến.
Tiền ăn giữa ca.
Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động.
Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.

Sau khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ) đã xác nhận tại Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH ngày 05/9/2025 rằng các chế độ và phúc lợi khác ghi thành mục riêng theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH không phải là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Gần đây hơn, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh tại Công văn 6101/BHXH-QLT ngày 31/7/2026 nêu rõ hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở ghi thành mục riêng thì không làm căn cứ đóng, kể cả khi các khoản này được cố định và chi trả ổn định hằng tháng.

Cũng công văn này có hai câu doanh nghiệp nên đọc kỹ. Thứ nhất, cơ quan bảo hiểm xã hội không yêu cầu nộp hóa đơn, chứng từ khi báo tăng lao động hay điều chỉnh mức đóng; đơn vị tự kê khai, tự chịu trách nhiệm và lưu trữ hợp đồng, phụ lục, bảng lương. Thứ hai, khi kiểm tra, đối chiếu, cơ quan bảo hiểm xã hội căn cứ hợp đồng lao động, phụ lục, bảng lương, bảng chấm công, quy chế trả lương để kiểm tra. Nói cách khác, khâu kê khai dễ nhưng trách nhiệm chứng minh nằm ở hồ sơ của chính doanh nghiệp. Lưu ý thêm: Công văn 6101 là văn bản trả lời một đơn vị cụ thể của BHXH một địa phương, có giá trị tham khảo về cách cơ quan bảo hiểm xã hội đang hiểu quy định, không thay thế luật và nghị định.

Phân loại từng khoản thường gặp trong bảng lương

Bảng dưới đây gom các khoản Quý khách hay gặp, kèm điều kiện để xếp đúng nhóm. Cột cuối là điều cần kiểm trên hồ sơ, vì cùng một tên gọi có thể rơi vào nhóm khác nhau tùy cách ghi và cách trả.

Khoản trong bảng lương	Thường xếp vào	Tính đóng BHXH?	Điều cần kiểm trên hồ sơ
Lương chức danh, lương cơ bản theo thang bảng lương	Mức lương	Có	Khớp thang lương, bảng lương và hợp đồng; không thấp hơn lương tối thiểu vùng
Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, quản lý	Phụ cấp lương (bù độ phức tạp)	Có	Ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục, trả cố định theo chức danh
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm, nặng nhọc	Phụ cấp lương (bù điều kiện lao động)	Có	Gắn với vị trí làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm
Phụ cấp khu vực, thu hút, lưu động	Phụ cấp lương (bù điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút)	Có	Ghi trong hợp đồng, trả theo nơi làm việc
Phụ cấp thâm niên trả cố định theo số năm	Phụ cấp lương	Có	Nếu xác định được mức tiền theo số năm và trả mỗi kỳ lương
Khoản bổ sung cố định ghi cùng mức lương (ví dụ “lương bổ sung”, “phụ cấp khác”)	Khoản bổ sung khác	Có	Xác định được số tiền, trả mỗi kỳ lương
Thưởng doanh số, thưởng hiệu quả, thưởng KPI	Khoản phụ thuộc kết quả hoặc thưởng	Không	Có quy chế thưởng, số tiền thay đổi theo kết quả thực tế
Phụ cấp chuyên cần có điều kiện, bị trừ khi nghỉ	Khoản gắn với quá trình làm việc	Thường không	Điều kiện hưởng và mức trừ ghi rõ trong quy chế; nếu trả đủ cho mọi người mọi tháng thì cần xem lại
Tiền ăn giữa ca	Phúc lợi ghi mục riêng	Không	Ghi mục riêng trong hợp đồng hoặc quy chế phúc lợi
Hỗ trợ xăng xe, đi lại, điện thoại	Phúc lợi ghi mục riêng	Không	Ghi mục riêng; nên có quy chế nêu đối tượng, mức hỗ trợ và lý do
Hỗ trợ nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ	Phúc lợi ghi mục riêng	Không	Ghi mục riêng, có tiêu chí đối tượng được hưởng
Hỗ trợ hiếu, hỉ, sinh nhật, trợ cấp khó khăn	Phúc lợi ghi mục riêng	Không	Chi theo sự kiện, có chứng từ
Tiền lương làm thêm giờ, làm đêm	Tiền lương theo giờ làm thực tế	Không vào mức lương tháng ghi trong hợp đồng	Chấm công tách riêng giờ làm thêm
Lương tháng 13	Thưởng theo Điều 104	Không	Quy chế thưởng hoặc cam kết trong hợp đồng

Một điểm hay bị hiểu ngược: phụ cấp có điều kiện lao động khó khăn như độc hại, nguy hiểm, khu vực là nhóm phải tính đóng, vì chính văn bản định nghĩa phụ cấp lương là khoản bù đắp những yếu tố này. Doanh nghiệp sản xuất có bộ phận làm việc trong môi trường độc hại nên kiểm tra lại nhóm phụ cấp này trước tiên.

Mức sàn và mức trần năm 2026: lương tối thiểu vùng hay mức tham chiếu?

Theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH, tiền lương đóng thấp nhất bằng mức tham chiếu (2.530.000 đồng/tháng từ 01/7/2026) và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu (50.600.000 đồng/tháng). Bảng mốc đầy đủ theo từng giai đoạn năm 2026 và trần riêng của bảo hiểm thất nghiệp đã có ở bài mức đóng BHXH, BHYT, BHTN năm 2026; phần dưới đây chỉ làm rõ quan hệ giữa sàn đóng và lương tối thiểu vùng khi doanh nghiệp xây dựng cơ cấu lương.

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 293/2025/NĐ-CP yêu cầu mức lương theo công việc hoặc chức danh của người làm đủ thời giờ làm việc bình thường và hoàn thành định mức không được thấp hơn lương tối thiểu tháng (vùng I 5.310.000 đồng, vùng II 4.730.000 đồng, vùng III 4.140.000 đồng, vùng IV 3.700.000 đồng theo Điều 3). Vì mức lương này là một phần của tiền lương đóng, tiền lương đóng của lao động toàn thời gian trên thực tế không thấp hơn lương tối thiểu vùng nơi doanh nghiệp hoạt động. Điều này cũng giải thích vì sao cơ cấu “lương chức danh bằng đúng lương tối thiểu vùng, phần còn lại là hỗ trợ” thường thu hút sự chú ý khi kiểm tra: mức lương hợp lệ về mặt sàn, nhưng phần lớn thu nhập nằm ngoài căn cứ đóng. Mức tham chiếu chủ yếu có ý nghĩa với người làm không trọn thời gian có tiền lương tháng từ mức tham chiếu trở lên (điểm l khoản 1 Điều 2 Luật BHXH) và các nhóm được tự chọn mức đóng.

Về lịch điều chỉnh, Bộ Nội vụ đang trình dự thảo nghị định tăng lương tối thiểu vùng từ 01/01/2027; tại ngày 22/10/2026 dự thảo chưa được ban hành, nên Quý khách tiếp tục áp dụng Nghị định 293/2025/NĐ-CP và theo dõi văn bản chính thức.

Ví dụ: cơ cấu thu nhập đúng và cơ cấu dễ bị xác định là đóng thiếu

Giả định: doanh nghiệp hoạt động ở vùng I, nhân viên kinh doanh có tổng thu nhập trung bình 20.000.000 đồng/tháng, thời điểm sau 01/7/2026. Hai cách ghi hợp đồng dưới đây cho cùng một người.

Khoản	Cách A (đúng bản chất)	Cách B (dễ bị đánh giá lại)
Mức lương theo chức danh	14.000.000	5.310.000 (bằng lương tối thiểu vùng I)
Phụ cấp trách nhiệm trưởng nhóm, trả cố định	2.000.000	2.000.000, nhưng không khai vào tiền lương đóng
“Hỗ trợ đi lại” trả cố định	800.000, có quy chế, áp dụng cho nhân viên đi thị trường	5.000.000, trả như nhau cho mọi người kể cả nhân viên văn phòng
“Hỗ trợ nhà ở”	Không có	5.000.000, trả cho cả người có nhà tại địa phương
Tiền ăn giữa ca	900.000, ghi mục riêng	Gộp vào hỗ trợ
Thưởng doanh số theo kết quả tháng	Bình quân 2.300.000, thay đổi theo doanh số	2.690.000 cố định, gọi là “thưởng”
Tiền lương khai đóng BHXH	16.000.000	5.310.000

Ở cách A, mức lương và phụ cấp trách nhiệm (16.000.000 đồng) là căn cứ đóng; ba khoản còn lại có bản chất phúc lợi hoặc thưởng theo kết quả, được ghi mục riêng và có quy chế. Ở cách B, có ba dấu hiệu khiến cơ quan kiểm tra có cơ sở xác định lại: phụ cấp trách nhiệm đã ghi trong hợp đồng nhưng không khai; các khoản “hỗ trợ” lớn hơn cả mức lương, trả giống nhau cho mọi người và không gắn với chi phí phát sinh; khoản gọi là “thưởng” thực chất cố định mỗi tháng. Giả sử cơ quan kiểm tra xác định phụ cấp trách nhiệm và hai khoản hỗ trợ đi lại, nhà ở (cộng 12.000.000 đồng) là tiền lương, tiền lương đóng đúng của người này là 17.310.000 đồng, chênh lệch 12.000.000 đồng/tháng so với số đã khai; khoản “thưởng” cố định 2.690.000 đồng cũng có rủi ro tương tự nhưng chưa tính vào ví dụ.

Hãy tính quy mô chênh lệch theo giả định thứ hai: doanh nghiệp có 10 nhân viên cùng cơ cấu, kéo dài 12 tháng. Phần BHXH còn thiếu tính theo tổng tỷ lệ 25% (doanh nghiệp 17%, người lao động 8%) là 12.000.000 × 25% × 12 tháng × 10 người = 360.000.000 đồng. Nếu cộng cả bảo hiểm y tế (4,5%) và bảo hiểm thất nghiệp (2%), tổng phần còn thiếu là 12.000.000 × 31,5% × 12 tháng × 10 người = 453.600.000 đồng. Đây là phép tính minh họa; số tiền trốn đóng chính thức do cơ quan có thẩm quyền xác định theo Điều 6 Nghị định 274/2025/NĐ-CP.

Tách lương để giảm đóng: rủi ro khi thanh tra, kiểm tra là gì?

Điểm c khoản 1 Điều 39 Luật BHXH xếp hành vi đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn quy định tại khoản 1 Điều 31 vào nhóm trốn đóng. Khác với chậm đóng, hành vi này không cần qua 60 ngày hay qua văn bản đôn đốc mới thành trốn đóng. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 274/2025/NĐ-CP, với phương thức đóng hằng tháng, số ngày trốn đóng tính từ sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng phát sinh tiền lương đã đăng ký thấp.

Hậu quả gồm bốn lớp:

Đóng đủ phần chênh lệch. Số tiền trốn đóng là phần doanh nghiệp còn phải đóng vào quỹ do đã đăng ký tiền lương thấp hơn quy định (khoản 1 Điều 6 Nghị định 274/2025/NĐ-CP), truy lại cho toàn bộ thời gian đã khai thiếu.
Nộp thêm 0,03% mỗi ngày trên số tiền và số ngày trốn đóng (khoản 1 Điều 41 Luật BHXH; điểm b khoản 3 Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP). Với ví dụ 360.000.000 đồng phát sinh đều trong 12 tháng, giả định số ngày trốn đóng bình quân là 180 ngày, khoản nộp thêm ước khoảng 360.000.000 × 0,03% × 180 = 19.440.000 đồng (minh họa; cơ quan bảo hiểm xã hội tính riêng cho từng tháng phát sinh).
Phạt hành chính. Điểm a khoản 2 Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng, tối đa 75.000.000 đồng đối với cá nhân; doanh nghiệp là tổ chức bị phạt gấp 02 lần theo khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7 của nghị định này, tức 36% đến 40%, tối đa 150.000.000 đồng. Nếu số tiền trốn đóng được xác định bằng toàn bộ phần chênh lệch 360.000.000 đồng, mức 36% là 129.600.000 đồng và 40% là 144.000.000 đồng.
Hệ quả khác. Doanh nghiệp không được xét thi đua, khen thưởng và bị công khai thông tin trên cổng của cơ quan bảo hiểm xã hội (Điều 35, Điều 41 Luật BHXH); trường hợp đủ yếu tố cấu thành tội phạm thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Có một chi phí ít được tính trước: khi truy đóng, doanh nghiệp phải thu xếp đóng đủ cả phần lẽ ra trích từ lương người lao động trong quá khứ, trong khi việc thu lại phần này từ người đã nghỉ việc thường khó thực hiện. Ngoài ra, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về BHXH là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP), nhưng nghĩa vụ đóng đủ cho người lao động không mất đi theo thời hiệu xử phạt.

Tách lương ảnh hưởng gì đến người lao động và các khoản doanh nghiệp phải trả?

Tiền lương đóng thấp làm giảm trực tiếp quyền lợi của người lao động. Trợ cấp ốm đau tính bằng 75% tiền lương làm căn cứ đóng (Điều 6 Thông tư 12/2025/TT-BNV); lương hưu, trợ cấp thai sản và bảo hiểm thất nghiệp cũng tính từ tiền lương đóng. Khi người lao động phát hiện quyền lợi thấp hơn thu nhập thật, họ có thể khiếu nại, và đây thường là điểm khởi đầu của một cuộc kiểm tra.

Phía doanh nghiệp cũng không tiết kiệm được nhiều như tưởng. Khoản 3 Điều 12 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định tiền lương tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm gồm mức lương, phụ cấp nhóm b1 và khoản bổ sung nhóm c1 theo hợp đồng. Nếu khi có tranh chấp, các khoản “hỗ trợ” bị xác định là tiền lương, doanh nghiệp phải tính lại cả các khoản trợ cấp này. Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động vì vậy cũng nên đối chiếu cùng một bảng phân loại.

Tiền lương đóng BHXH và thu nhập chịu thuế TNCN khác nhau ở đâu?

Nhiều doanh nghiệp mặc định khoản nào không đóng BHXH thì cũng không chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hoặc ngược lại. Hai luật dùng hai tiêu chí khác nhau: BHXH hỏi khoản đó có phải tiền lương ghi trong hợp đồng hay không; thuế TNCN hỏi khoản đó có phải là thu nhập, lợi ích người lao động nhận được hay không, rồi trừ đi các khoản được loại trừ. Bảng dưới đối chiếu các khoản thường gặp theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026).

Khoản	Tính đóng BHXH	Thu nhập chịu thuế TNCN
Mức lương, phụ cấp chức vụ, trách nhiệm	Có	Có
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm cho công việc ở nơi có yếu tố độc hại, nguy hiểm	Có	Không tính (điểm c khoản 2 Điều 3 Luật Thuế TNCN)
Thưởng hiệu quả, thưởng tháng 13	Không	Có (điểm i khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP)
Tiền ăn giữa ca trả bằng tiền	Không (mục riêng)	Phần vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng chịu thuế từ 01/7/2026; doanh nghiệp tự nấu, mua suất ăn, cấp phiếu ăn thì không tính (điểm g)
Khoán điện thoại, trang phục, công tác phí phục vụ công việc	Không (mục riêng)	Phần vượt mức được xác định phù hợp chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì chịu thuế (điểm đ)
Tiền thuê nhà doanh nghiệp trả thay	Không (mục riêng)	Tính theo số thực trả, tối đa 15% tổng thu nhập chịu thuế tại đơn vị (điểm h)
Hỗ trợ đi lại trả cố định theo tháng	Không (mục riêng)	Không nằm trong nhóm loại trừ của điểm c khoản 2 Điều 3 Luật Thuế TNCN, nên cần đối chiếu từng trường hợp; nhiều khả năng tính vào thu nhập chịu thuế
Trợ cấp hiếu, hỉ, trợ cấp khó khăn đột xuất	Không	Trợ cấp khó khăn đột xuất, tai nạn lao động thuộc nhóm không tính; các khoản khác đối chiếu Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Ngoài ra, phần BHXH, BHYT, BHTN người lao động đóng theo tiền lương đóng được trừ khi tính thu nhập tính thuế. Vì vậy, khi tiền lương đóng tăng lên sau kiểm tra, số thuế TNCN khấu trừ hằng tháng của người lao động thường giảm nhẹ, một điểm Quý khách có thể dùng khi giải thích việc điều chỉnh cho nhân viên. Cách khấu trừ thuế tiền lương và biểu thuế năm 2026 đã có ở bài làm thêm giờ, lương tháng 13, thai sản, thuế TNCN.

Hồ sơ và các bước kiểm tra tiền lương đóng BHXH

Quý khách có thể tự kiểm tra theo trình tự dưới đây, áp dụng cho cả doanh nghiệp đang hoạt động bình thường và doanh nghiệp chuẩn bị tái cơ cấu hoặc giải thể.

Gom hồ sơ. Hợp đồng lao động và phụ lục của từng nhóm chức danh, thang lương, bảng lương đã xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động, quy chế lương, thưởng, phúc lợi, bảng lương 12 tháng gần nhất, bảng chấm công và dữ liệu tiền lương đã khai với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Lập bảng phân loại. Liệt kê mọi khoản chi cho người lao động, gán vào một trong ba nhóm: mức lương; phụ cấp và khoản bổ sung phải tính đóng; khoản phụ thuộc kết quả hoặc phúc lợi ghi mục riêng.
Kiểm bản chất từng khoản phúc lợi. Khoản đó có quy chế không, áp dụng cho ai, có gắn với chi phí hoặc sự kiện cụ thể không, có trả như nhau cho mọi người bất kể vị trí không. Khoản nào trả cố định cho tất cả, lớn tương đương hoặc hơn mức lương, nên xem lại.
Đối chiếu với số đã khai. So tổng mức lương, phụ cấp và khoản bổ sung phải tính với tiền lương đã đăng ký cho từng người, từng tháng.
Điều chỉnh khi có chênh lệch. Ký phụ lục hợp đồng nếu cần, lập hồ sơ điều chỉnh tăng tiền lương đóng với cơ quan bảo hiểm xã hội, đóng bổ sung phần chênh lệch cùng khoản 0,03% mỗi ngày.
Lưu hồ sơ chứng minh. Theo Công văn 6101/BHXH-QLT, doanh nghiệp tự kê khai và tự lưu hợp đồng, phụ lục, bảng lương để phục vụ kiểm tra; nên lưu thêm quy chế phúc lợi có ngày ban hành rõ ràng.

Với doanh nghiệp đông lao động, việc đối chiếu nên làm theo nhóm chức danh thay vì từng người, như hướng dẫn ở bài hồ sơ lao động, BHXH cho doanh nghiệp đông nhân viên.

Những hiểu lầm thường gặp

“Chỉ cần đóng trên lương cơ bản.” Lương cơ bản (mức lương theo chức danh) chỉ là một trong ba phần. Phụ cấp lương và khoản bổ sung cố định đã thỏa thuận trong hợp đồng cũng phải tính.

“Cứ ghi là hỗ trợ thì không phải đóng.” Tên gọi không quyết định. Công văn 6101/BHXH-QLT nhấn mạnh khoản hỗ trợ được loại trừ khi nó “không phải là tiền lương” và được ghi thành mục riêng; cơ quan kiểm tra vẫn đối chiếu bảng lương, chấm công, quy chế để xác định bản chất.

“Khoản trả cố định hằng tháng thì chắc chắn phải đóng.” Cũng không đúng. Hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở ghi mục riêng vẫn được loại trừ kể cả khi cố định và trả đều, theo cách hiểu của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh tại Công văn 6101/BHXH-QLT.

“Đăng ký lương đóng thấp chỉ là chậm đóng, có 60 ngày để sửa.” Khai thấp là trốn đóng theo điểm c khoản 1 Điều 39 Luật BHXH, và số ngày trốn đóng tính ngay từ sau hạn đóng của tháng phát sinh, không có khoảng 60 ngày như trường hợp chậm đóng số tiền đã đăng ký. Các mốc chậm đóng được trình bày tại bài chậm đóng, đóng thiếu BHXH.

“Không đóng BHXH thì cũng không phải khấu trừ thuế TNCN.” Thưởng và nhiều khoản hỗ trợ không tính đóng BHXH nhưng vẫn là thu nhập chịu thuế TNCN.

Thái Tín hỗ trợ gì khi kiểm tra tiền lương đóng BHXH

Thái Tín là đầu mối giúp doanh nghiệp nhìn rõ cơ cấu thu nhập hiện tại và kết nối đối tác chuyên môn để điều chỉnh đúng quy định:

Kiểm tra hợp đồng lao động, phụ lục, quy chế lương, thưởng, phúc lợi và bảng lương để lập bảng phân loại từng khoản theo Luật BHXH, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.
Đối chiếu tiền lương đã khai với cơ quan bảo hiểm xã hội, ước lượng phần chênh lệch nếu có và lập lộ trình điều chỉnh, đóng bổ sung.
Đề xuất cách ghi hợp đồng, quy chế phúc lợi cho rõ ràng, đồng thời xem tác động sang thuế TNCN để bảng lương nhất quán.
Kết nối đối tác kế toán, lao động xử lý hồ sơ điều chỉnh với cơ quan bảo hiểm xã hội và theo dõi đến khi hoàn tất.

Thái Tín có thế mạnh khi làm việc với doanh nghiệp đông lao động và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nơi bảng lương có nhiều chức danh, nhiều loại phụ cấp và cả lương bằng ngoại tệ. Quý khách gửi hợp đồng mẫu của từng nhóm chức danh, quy chế lương và một bảng lương mẫu đã ẩn thông tin cá nhân để Thái Tín xác định phạm vi kiểm tra và kết nối đối tác phù hợp.

Hỏi đáp

Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ có phải đóng BHXH không?

Có, nếu đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động và nhằm bù đắp tính chất phức tạp của công việc hoặc trách nhiệm mà mức lương chưa tính đủ. Đây là nhóm phụ cấp lương tại điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Chỉ phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc mới không tính.

Hỗ trợ xăng xe, điện thoại trả cố định mỗi tháng có phải đóng BHXH không?

Không, nếu khoản đó đúng là phúc lợi và được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Công văn 6101/BHXH-QLT ngày 31/7/2026 (văn bản trả lời của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh, có giá trị tham khảo) nêu rõ hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở ghi thành mục riêng không làm căn cứ đóng, kể cả khi được cố định và trả ổn định hằng tháng. Khi kiểm tra, cơ quan bảo hiểm xã hội vẫn đối chiếu hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công và quy chế lương để xem bản chất khoản chi.

Mức lương đóng BHXH thấp nhất là lương tối thiểu vùng hay mức tham chiếu?

Theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH, tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất bằng mức tham chiếu, hiện bằng mức lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng từ 01/7/2026. Tuy nhiên, với người làm đủ thời giờ làm việc bình thường, mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng không được thấp hơn mức lương tối thiểu tháng theo vùng (khoản 1 Điều 4 Nghị định 293/2025/NĐ-CP), nên trên thực tế tiền lương đóng của lao động toàn thời gian thường không thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Tiền lương đóng BHXH cao nhất năm 2026 là bao nhiêu?

Cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng (điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH). Từ 01/01 đến hết 30/6/2026 là 46.800.000 đồng; từ 01/7/2026 là 50.600.000 đồng/tháng, do mức lương cơ sở tăng lên 2.530.000 đồng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Phần lương vượt trần không phải đóng BHXH, BHYT.

Ghi lương thấp trong hợp đồng, phần còn lại chuyển sang các khoản hỗ trợ có bị coi là trốn đóng không?

Rủi ro cao nếu khoản gọi là hỗ trợ thực chất là tiền công cho công việc: trả cố định cho mọi người không gắn với chi phí phát sinh, có trong thang lương, hoặc tăng giảm cùng chức danh. Khi đó cơ quan có thẩm quyền có thể xác định doanh nghiệp đăng ký tiền lương đóng thấp hơn khoản 1 Điều 31 Luật BHXH, tức trốn đóng theo điểm c khoản 1 Điều 39. Doanh nghiệp phải đóng đủ phần chênh lệch, nộp thêm 0,03%/ngày và bị phạt hành chính.

Khoản không đóng BHXH có được miễn thuế TNCN không?

Không nhất thiết. Hai luật dùng hai tiêu chí khác nhau. Ví dụ thưởng không tính đóng BHXH nhưng vẫn là thu nhập chịu thuế TNCN (điểm i khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP); ngược lại phụ cấp độc hại, nguy hiểm thường tính đóng BHXH nhưng không tính vào thu nhập chịu thuế (điểm c khoản 2 Điều 3 Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15). Tiền ăn giữa ca trả bằng tiền chỉ được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế đến 1,2 triệu đồng/người/tháng từ 01/7/2026.

Phát hiện đã khai thiếu tiền lương đóng, doanh nghiệp nên làm gì?

Nên chủ động kiểm tra và điều chỉnh tăng tiền lương đóng cho đúng, đóng bổ sung phần chênh lệch cùng khoản 0,03%/ngày, thay vì chờ kiểm tra. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về bảo hiểm xã hội là 01 năm (Nghị định 283/2026/NĐ-CP), nhưng nghĩa vụ đóng đủ cho người lao động không mất đi theo thời hiệu xử phạt. Quý khách có thể gửi Thái Tín hợp đồng mẫu và bảng lương đã ẩn thông tin để kiểm tra trước.

Căn cứ pháp lý · ngày kiểm

Kiểm ngày 22/10/2026 · kiểm tra lại 22/01/2027 hoặc khi có văn bản sửa đổi. Nội dung là giải thích chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp.

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025), theo Văn bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026: điểm b, đ khoản 1 Điều 31 (tiền lương làm căn cứ đóng, mức thấp nhất, cao nhất), Điều 32, 33, 34 (tỷ lệ, mức đóng), điểm c khoản 1 Điều 39 (đăng ký tiền lương đóng thấp hơn quy định là trốn đóng), Điều 41 (biện pháp xử lý trốn đóng), khoản 13 Điều 141 (mức tham chiếu bằng lương cơ sở).
Nghị định 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 (hiệu lực 01/7/2025): khoản 1, khoản 5 Điều 7 (thành phần tiền lương đóng, quy đổi ngoại tệ), điểm a khoản 1 Điều 8 (truy thu khi tăng lương hồi tố).
Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020 (hiệu lực 01/01/2021, còn hiệu lực): khoản 5 Điều 3 (mức lương, phụ cấp b1, b2, khoản bổ sung c1, c2, chế độ và phúc lợi khác ghi thành mục riêng), khoản 3 Điều 12 (tiền lương tính trợ cấp thôi việc, mất việc làm).
Công văn 1198/CTL&BHXH-BHXH ngày 05/9/2025 của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ: chế độ và phúc lợi ghi thành mục riêng theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH không phải là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
Công văn 6101/BHXH-QLT ngày 31/7/2026 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh (văn bản trả lời một đơn vị, mục 1 đến mục 3): hỗ trợ điện thoại, đi lại, nhà ở ghi thành mục riêng không làm căn cứ đóng kể cả khi cố định, ổn định; đơn vị tự kê khai, tự chịu trách nhiệm, cơ quan bảo hiểm xã hội đối chiếu hợp đồng, phụ lục, bảng lương, bảng chấm công, quy chế trả lương khi kiểm tra.
Nghị định 274/2025/NĐ-CP ngày 16/10/2025 (hiệu lực 30/11/2025): Điều 6 (số tiền, số ngày trốn đóng khi đăng ký tiền lương đóng thấp hơn quy định).
Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 (hiệu lực 10/9/2026): điểm a khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 44 (phạt 18% đến 20% số tiền trốn đóng, tối đa 75.000.000 đồng đối với cá nhân; buộc đóng đủ và nộp 0,03%/ngày), khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7 (tổ chức bị phạt gấp 02 lần), điểm a khoản 4 Điều 3 (thời hiệu 01 năm).
Nghị định 293/2025/NĐ-CP ngày 10/11/2025 (hiệu lực 01/01/2026): Điều 3 (lương tối thiểu tháng vùng I 5.310.000 đồng, vùng II 4.730.000 đồng, vùng III 4.140.000 đồng, vùng IV 3.700.000 đồng), khoản 1 Điều 4 (mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn lương tối thiểu tháng); Nghị định 161/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2026): lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng.
Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026, sửa đổi bởi Luật 09/2026/QH16 ngày 24/4/2026, phần sửa đổi không liên quan thu nhập từ tiền lương): điểm c khoản 2 Điều 3; Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 (hiệu lực 01/7/2026): điểm đ, g, h, i khoản 2 Điều 8.
Đã tra sửa đổi, thay thế ngày 22/10/2026: chưa thấy văn bản sửa đổi Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, Nghị định 274/2025/NĐ-CP, Nghị định 283/2026/NĐ-CP, Nghị định 293/2025/NĐ-CP; dự án Luật sửa đổi, bổ sung Luật BHXH và dự thảo Nghị định lương tối thiểu từ 01/01/2027 đang trong quá trình soạn thảo, chưa ban hành.