Thủ tục hải quan trên Cổng thông tin một cửa quốc gia theo Nghị định 336/2026/NĐ-CP

Từ 15/10/2026, doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm thủ tục qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo Nghị định 336/2026/NĐ-CP. Nghị định thay Nghị định 85/2019/NĐ-CP và sắp xếp lại các việc doanh nghiệp làm hằng ngày trên Cổng: đăng ký tài khoản, ký số, khai và nộp chứng từ điện tử, nhận kết quả, xử lý khi hệ thống gặp sự cố.

Kết luận ngắn: doanh nghiệp chủ động kiểm tra ba việc trước khi có lô hàng cần làm thủ tục qua Cổng. Một là tài khoản và chữ ký số còn khớp thông tin doanh nghiệp. Hai là cách khai và bộ chứng từ điện tử đúng định dạng của từng bộ quản lý ngành. Ba là nơi lưu trữ chứng từ và người phụ trách bảo mật tài khoản. Bài này đi qua từng việc theo đúng điều khoản của Nghị định. Phần điều kiện đăng ký kinh doanh và bộ chứng từ của một lô hàng xem ở bài Bắt đầu xuất nhập khẩu: doanh nghiệp cần có những gì.

Cổng thông tin một cửa quốc gia là gì, ai quản lý?

Theo Điều 3 Nghị định 336/2026/NĐ-CP, thực hiện thủ tục theo cơ chế một cửa quốc gia là việc người khai gửi thông tin, chứng từ điện tử để làm thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh trên Cổng. Hai bên cùng làm việc trên Cổng:

• Cơ quan xử lý (cơ quan giải quyết thủ tục hành chính) quyết định cho phép hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh.
• Cơ quan hải quan quyết định thông quan hàng hóa và trả kết quả xử lý về Cổng.

Đơn vị quản lý Cổng là Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính (khoản 1 Điều 7). Cổng hoạt động 24 giờ một ngày, 07 ngày một tuần; khi bảo trì định kỳ phải thông báo trước 24 giờ trên Cổng (điểm d khoản 2 Điều 7).

Mốc áp dụng: điều gì đã có hiệu lực, điều gì chờ công bố

Điểm cần lưu ý: Nghị định có hiệu lực nhưng không có nghĩa mọi thủ tục chuyển sang Cổng cùng một ngày. Ví dụ với phương tiện vận tải, theo tin Tạp chí Kinh tế - Tài chính ngày 15/10/2026, Cục Hải quan hướng dẫn các chi cục tiếp tục thủ tục hiện hành đối với phương tiện chưa thực hiện trên Cổng, cho đến khi có thông báo triển khai của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp nên đối chiếu từng thủ tục của mình với danh mục Bộ Tài chính công bố.

Tài khoản và chữ ký số: việc đầu tiên

Đăng ký. Người khai đăng ký tài khoản và chữ ký số trên Cổng, hoặc dùng tài khoản định danh điện tử cấp qua ứng dụng VNeID để đăng ký, truy cập hệ thống. Các chỉ tiêu đăng ký nằm ở Phụ lục I của Nghị định (khoản 1 Điều 11).

Thời hạn trả lời. Đơn vị quản lý Cổng kiểm tra, đối chiếu thông tin trong 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận. Thông tin chưa đủ hoặc chưa chính xác: Cổng gửi thư điện tử yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc thông báo không chấp nhận kèm lý do. Thông tin đủ, chính xác: Cổng gửi thư điện tử chấp thuận.

Chữ ký số. Chữ ký số dùng để làm thủ tục phải được chứng thực bởi chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; chứng thư số nước ngoài phải được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam (khoản 2 Điều 12).

Đăng ký lại. Thông tin đã đăng ký thay đổi, chứng thư số được gia hạn hoặc đổi cặp khóa thì người khai đăng ký lại (khoản 3 Điều 12).

Các tình huống khóa, kích hoạt, thu hồi tài khoản:

Khai và nộp hồ sơ điện tử

Ba cách tạo thông tin khai (khoản 1 Điều 18):

1. Lập thông tin Bản khai chung theo chuẩn dữ liệu với các chỉ tiêu ở Phụ lục III và gửi đến Cổng.
2. Lập thông tin khai theo tiêu chí, định dạng do các bộ quản lý ngành, lĩnh vực xây dựng và gửi đến Cổng.
3. Khai trực tiếp trên Cổng.

Doanh nghiệp dùng phần mềm khai báo của bên thứ ba nên hỏi nhà cung cấp phần mềm đang hỗ trợ cách nào trong ba cách trên.

Chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Hồ sơ hành chính gồm chứng từ điện tử và chứng từ giấy (khoản 1 Điều 14). Chứng từ điện tử nộp qua Cổng phải đáp ứng các điều kiện sau (khoản 3 Điều 14):

• lập đúng tiêu chí, định dạng mẫu do bộ quản lý ngành, lĩnh vực quy định;
• gửi, nhận, lưu trữ và giá trị pháp lý theo pháp luật về giao dịch điện tử;
• đáp ứng yêu cầu của pháp luật chuyên ngành về thủ tục;
• có chữ ký số của người có thẩm quyền, khi thủ tục yêu cầu ký số.

Chứng từ giấy chỉ nộp trong hai trường hợp: pháp luật chuyên ngành yêu cầu nộp, xuất trình bản giấy; hoặc Cổng, hệ thống chuyên ngành gặp sự cố, có lỗi không thể tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử (khoản 4 Điều 14).

Chuyển đổi giấy – điện tử. Điều 15 đặt điều kiện cho việc chuyển đổi hai chiều. Với chứng từ giấy chuyển thành điện tử, nội dung phải được phản ánh toàn vẹn và có chữ ký số đã đăng ký tham gia Cổng của người khai. Với chứng từ điện tử do Cổng cấp được in ra giấy, bản in phải phản ánh toàn vẹn nội dung, có dấu hiệu nhận biết do đơn vị quản lý Cổng công bố, và có chữ ký, họ tên, con dấu hợp pháp của người khai thực hiện chuyển đổi.

Hồ sơ đi qua Cổng như thế nào?

Điều 13 mô tả quy trình bốn bước:

1. Người khai, cơ quan xử lý gửi thông tin về thủ tục đến Cổng.
2. Cổng tiếp nhận, cấp mã số hồ sơ và chuyển tiếp thông tin đến các hệ thống xử lý chuyên ngành.
3. Cơ quan xử lý tiếp nhận, xử lý, phản hồi trạng thái tiếp nhận, xử lý và trả kết quả về Cổng.
4. Cổng phản hồi trạng thái và kết quả đến người khai và các hệ thống chuyên ngành liên quan.

Trong bước xử lý, cơ quan xử lý thông báo cho người khai một trong ba trạng thái: chấp nhận, từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (điểm b khoản 2 Điều 19). Cơ quan hải quan quyết định thông quan trên cơ sở kết quả xử lý của cơ quan xử lý chuyển đến hệ thống hải quan qua Cổng (điểm c khoản 3 Điều 13).

Thời hạn xử lý, thông báo tình trạng tiếp nhận và kết quả xử lý theo pháp luật chuyên ngành (Điều 19). Việc làm qua Cổng không làm thay đổi thẩm quyền, điều kiện, thành phần hồ sơ, trình tự, thời hạn giải quyết và trách nhiệm quản lý nhà nước của pháp luật chuyên ngành (khoản 5 Điều 13). Nói cách khác, Nghị định thay cách nộp và nhận kết quả, không thay điều kiện của từng mặt hàng.

Trách nhiệm của người khai (khoản 2 Điều 13): khai, nộp hồ sơ và thực hiện yêu cầu xử lý; nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác; chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác, trung thực của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp, xuất trình, cùng sự thống nhất nội dung giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử.

Hàng nhập về nhiều hơn số đã khai

Khoản 4 Điều 18 có một quy định thực tế cho doanh nghiệp nhập khẩu. Khi số lượng thực nhập nhiều hơn số khai trên tờ khai, và hàng thỏa đồng thời các điều kiện: đồng nhất, cùng nhà nhập khẩu, cùng xuất xứ, cùng nhà sản xuất, vận chuyển trên cùng phương tiện vận tải, cùng vận tải đơn, trừ máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, thì người khai hải quan được dùng kết quả kiểm tra của cơ quan xử lý của tờ khai đó để thông quan. Điều kiện đi kèm: đã hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định xử lý (nếu có) theo quy định của pháp luật.

Quy định này chỉ áp dụng khi đủ toàn bộ điều kiện. Nếu hàng nhập dư khác chủng loại, khác vận đơn hoặc là máy móc, thiết bị, doanh nghiệp cần hỏi cơ quan xử lý và cơ quan hải quan về phần hàng dư trước khi làm thủ tục thông quan.

Khi Cổng gặp sự cố

Điều 17 quy định năm bước:

1. Đơn vị quản lý Cổng đăng ngay thông tin sự cố trên Cổng và thông báo các cơ quan xử lý.
2. Cơ quan xử lý thông báo cho người khai bằng văn bản hoặc thư điện tử theo địa chỉ người khai đã đăng ký. Doanh nghiệp nên giữ địa chỉ thư điện tử đăng ký luôn đang dùng.
3. Trong thời gian khắc phục, thủ tục làm bằng hồ sơ giấy, hoặc qua hệ thống xử lý chuyên ngành theo hướng dẫn của cơ quan xử lý.
4. Đơn vị quản lý Cổng thông báo danh sách thủ tục thực hiện ngoài Cổng trong thời gian sự cố.
5. Sau khi khắc phục, cơ quan xử lý kiểm tra, đối chiếu và chuyển dữ liệu lên Cổng.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp: kết nối, chia sẻ và lưu trữ dữ liệu

Phần “kết nối hệ thống” trong Nghị định chủ yếu đặt lên cơ quan nhà nước: Bộ Tài chính bảo đảm kết nối Cổng với Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia, còn các bộ, ngành bảo đảm kết nối hệ thống xử lý chuyên ngành, kể cả phần phân cấp cho địa phương (khoản 3 Điều 7). Phần việc của doanh nghiệp là bảo đảm dữ liệu đưa lên Cổng đúng, đủ và an toàn, cụ thể:

Gợi ý nội bộ cho doanh nghiệp (không phải quy định của Nghị định): chỉ định một người phụ trách tài khoản và chữ ký số, ghi lịch gia hạn chứng thư số, và lập thư mục lưu chứng từ theo từng lô hàng, để khi cơ quan xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì lấy được ngay.

Với phương tiện vận tải: lưu ý thời điểm

Nghị định cũng quy định thủ tục cho tàu bay, tàu thuyền, phương tiện đường bộ, tàu hỏa liên vận và phương tiện đường thủy nội địa. Ví dụ với phương tiện vận tải đường bộ xuất cảnh, nhập cảnh, thời hạn khai báo hồ sơ là chậm nhất 30 phút trước khi phương tiện đến khu vực cửa khẩu (khoản 2 Điều 31). Tuy nhiên, việc áp dụng từng thủ tục theo thời điểm Bộ Tài chính công bố (khoản 2 Điều 49) và theo hướng dẫn triển khai của Cục Hải quan, nên đơn vị vận tải cần theo dõi thông báo của chi cục hải quan khu vực nơi làm thủ tục.

Khi doanh nghiệp ngừng hoạt động, giải thể

Tài khoản Cổng gắn với người khai (tổ chức, cá nhân). Nghị định cho phép thu hồi tài khoản khi người khai có văn bản đề nghị, hoặc khi bộ quản lý ngành thông báo người khai giải thể, phá sản, dừng, tạm dừng hoạt động (điểm a, điểm b khoản 5 Điều 11). Văn bản đề nghị nêu thông tin tài khoản, lý do và thời điểm thu hồi; trường hợp giải thể, phá sản, dừng, tạm dừng hoạt động thì nêu rõ thời điểm giải thể, phá sản, dừng hoặc tạm dừng.

Với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu đang tính tạm ngừng hoặc giải thể, nên đưa việc này vào danh sách đóng hồ sơ cùng các việc khác: thông quan nốt các lô hàng đang làm, hoàn tất nghĩa vụ thuế, xử lý tài khoản và chữ ký số. Quy trình giải thể trọn gói xem tại trang Giải thể doanh nghiệp; riêng doanh nghiệp vốn nước ngoài xem Giải thể doanh nghiệp có vốn nước ngoài.

Những vướng mắc thường gặp và hướng xử lý

• Chứng thư số đổi nhưng tài khoản Cổng chưa cập nhật. Hướng xử lý: đăng ký lại ngay khi gia hạn hoặc đổi cặp khóa (khoản 3 Điều 12), tránh chờ đến lúc có lô hàng gấp.
• Thông tin pháp nhân thay đổi. Hướng xử lý: cập nhật thông tin đăng ký trên Cổng song song với thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Xem thêm Thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
• Không biết thủ tục của mình đã chạy qua Cổng chưa. Hướng xử lý: đối chiếu danh mục thủ tục và thời điểm do Bộ Tài chính công bố (Điều 10, khoản 2 Điều 49), hỏi chi cục hải quan nơi làm thủ tục.
• Chứng từ giấy và điện tử không khớp nội dung. Hướng xử lý: dùng một bảng mô tả hàng chuẩn cho mọi chứng từ; khoản 2 Điều 13 giao trách nhiệm về sự thống nhất này cho người khai.
• Bỏ sót thư điện tử từ Cổng. Cổng trả lời đăng ký tài khoản và cơ quan xử lý thông báo sự cố qua thư điện tử. Hướng xử lý: dùng hộp thư chung của doanh nghiệp, có người theo dõi.

Thái Tín hỗ trợ gì?

Thái Tín điều phối phần thủ tục của doanh nghiệp: kiểm tra tình trạng pháp lý và thông tin đăng ký để khớp với hồ sơ trên Cổng, kết nối đối tác chuyên môn cho phần khai hải quan và logistics khi doanh nghiệp cần, và đồng hành khi doanh nghiệp tính phương án tạm ngừng hoặc giải thể.

Quý khách có thể gửi tình huống qua trang liên hệ để được kiểm tra sơ bộ. Nội dung bài là hướng dẫn chung theo văn bản tại ngày kiểm 21/10/2026, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ thật của từng doanh nghiệp.

Hỏi đáp

Bài liên quan

Xuất nhập khẩu Bắt đầu xuất nhập khẩu: doanh nghiệp cần có những gì FDI Công ty FDI nhập khẩu, phân phối hàng tại Việt Nam: các lớp điều kiện Kế toán, thuế Kế toán, thuế Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp từ 01/7/2026: có mã, không mã, thời điểm lập và xử lý hóa đơn sai Giải thể Giải thể doanh nghiệp vốn nước ngoài và chấm dứt dự án đầu tư